Pubblicati in Gazzetta ufficiale i due decreti sulle regole tecniche sui sistemi di conservazione e sul protocollo informatico. Diventano operative così le disposizioni previste dal Cad, il codice dell’amministrazione digitale. Finora serviva fare riferimento alle direttive contenute in provvedimenti del Cnipa.
Ora viene garantito l’avvio di una serie di attività come il riconoscimento della figura dei “conservatori” accreditati presso DigitPA: soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei processi anche per conto terzi e che conseguono il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato in termini di qualità e sicurezza. Per esempio le PA che vogliano esternalizzare le attività di conservazione possono avvalersi solo di conservatori iscritti all’albo tenuto da Agid.
Il processo di conservazione sarà strutturato in diversi passaggi intermedi. Gli oggetti conservati saranno sviluppati in pacchetti informativi a seconda del momento in cui vengono prodotti e utilizzati all’interno del sistema: si dovranno distinguere pacchetti di versamento, archiviazione e distribuzione a seconda del momento in cui gli oggetti vengono acquisiti dal sistema, archiviati e predisposti per l’esibizione.
Rispetto alla delibera Cnipa le nuove regole tecniche richiedono la redazione, come documento informatico, del manuale di conservazione: si tratta di un documento che descrive nel dettaglio non solo l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli ma anche il modello di funzionamento del processo e delle infrastrutture utilizzate. Il decreto sul protocollo informatico ha invece impatti diretti esclusivamente sulle PA recando le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.
Sia il decreto presidenziale sui sistemi di conservazione sia quello sul protocollo informatico entreranno in vigore l’11 aprile. I sistemi di conservazione già esistenti potranno essere adeguati entro l’11 aprile 2017. Quanto al registro di protocollo le PA adeguano i propri sistemi di gestione informatica dei documenti entro l’11 ottobre 2015.
