Con l’introduzione del nuovo Codice della Amministrazione
Digitale (Dl n.235/2010) il legislatore, con l’Art. 40 e
successivi, ha voluto dare un forte impulso al processo di
digitalizzazione della PA attraverso il passaggio dal cartaceo al
digitale – dematerializzazione – nella gestione dell’enorme
quantità di documenti prodotti dalla PA nello svolgimento delle
sue attività. La dematerializzazione, vista come conseguenza della
gestione documentale informatizzata, è già da tempo usata nel
settore privato, in particolare nel settore bancario, dove se ne
ricorda l’uso che fin dagli anni 70 veniva fatto per la
dematerializzazione dei titoli obbligazionari.
Per la PA il tema è molto impegnativo in quanto si tratta molto
spesso di rivisitare il processo per poter utilizzare efficacemente
il documento informatico in sostituzione di quello cartaceo.
Mancano spesso le risorse interne, afferenti alle strutture per
l’organizzazione, l’innovazione e le tecnologie cosi come
previsto nell’art.17 del nuovo Cad, che al comma 1 recita: “Le
PA centrali garantiscono l'attuazione delle linee strategiche
per la riorganizzazione e digitalizzazione dell'amministrazione
definite dal Governo. A tale fine, le predette amministrazioni
individuano un unico ufficio dirigenziale generale…”, e ne
sottolinea il ruolo di controllo strategico, correlandone
l’attuazione ai fini della misurazione e valutazione della
performance organizzativa ed individuale dei dirigenti ai sensi
della riforma 150/2010 (art. 12 comma 1ter del Cad). Eppure non
mancano esempi significativi che confermano come la strada da
percorrere sia tracciata, qui cito le notifiche telematiche e il
pagamento elettronico nel comparto Giustizia e i certificati on
line in quello Sanità.
In effetti la digitalizzazione è un tema complesso, che non solo
si deve avvalere degli strumenti tecnologici – firma digitale, Pec,
protocollo informatico, già ampiamente diffusi – ma deve ripartire
dalla gestione del procedimento amministrativo riorganizzando la
gestione dell’informazione indipendentemente dalla forma e dal
supporto in cui viene presentata e seguendone l’iter attraverso
strumenti di workflow management che, a partire dalla registrazione
del documento nel sistema di protocollo informatico e gestione
documentale, ne garantiscono la tenuta e la conservazione, e ne
registrano le fasi di lavoro permettendo così di migliorare il
processo, monitorando i tempi di esecuzione della pratica,
ottimizzando i carichi di lavoro e fornendo informazioni sullo
stato della pratica. L’introduzione del protocollo informatico ha
già permesso nel passato di sostituire tanti registri protocolli
con una visione unitaria del registro, come una unica chiave di
accesso nella gestione dei documenti. E il nuovo Cad, con l’Art.
40 bis, rafforza il principio estendendo la registrazione di
protocollo anche alle comunicazioni che pervengono o sono inviate
dalle caselle di Pec.
L’obiettivo delle regole tecniche che dovranno essere emanate ai
sensi dell’art 71 del Cad è quello di accompagnare tale percorso
con delle specifiche attuative che supportino le amministrazioni
nelle azioni di adeguamento dei propri sistemi organizzativi e
informatici.
Anche per un problema di costi, appare chiaro che la PA potrebbe
tenere un doppio regime, non punterà a digitalizzare l’enorme
quantità di documenti prodotti nel passato (scannerizzazione), ma
punterà a far nascere originariamente il documento in digitale per
poi conservarlo secondo regole molto stringenti per la protezione,
la sicurezza, la privacy e la manutenzione nel tempo (si pensi alle
conseguenze derivanti dalla perdita per esempio di un dato
anagrafico). Dove conservare i supporti digitali? L’Art. 44, al
comma 1ter chiarisce che “Il responsabile della conservazione
può chiedere la conservazione dei documenti informatici … ad
altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie
organizzative e tecnologiche”.
In conseguenza, importante rilievo assume per il mercato
l’emanazione delle regole tecniche sul sistema di conservazione
che permetterà ai privati di proporre servizi alle amministrazioni
per la tenuta dei documenti informatici. Lo stesso Cad a tale scopo
prevede la possibilità per coloro che svolgono attività di
conservazione di documenti informatici, pubblici o privati, di
richiedere l’accreditamento presso DigitPA. Insomma, anche la PA
punta a diventare “paperless”, è una sfida che DigitPA vuole
affrontare al meglio, come afferma Maria Pia Giovannini,
Responsabile Ufficio Sistemi per l’efficienza dei flussi
documentali e servizi on line, convinta che la digitalizzazione
permetterà di eliminare i vincoli che rendono meno efficace ed
efficiente l’erogazione del servizio al cittadino e alle imprese,
e che inoltre permetterà alla PA di rivedere i processi e ai
fornitori di proporre soluzioni sempre più avanzate da mettere al
servizio della PA e di conseguenza dei cittadini e delle imprese.
Una sfida che fa vincere tutti.
