Nell’era dell’informazione, le aziende sono sempre più
consapevoli dei vantaggi che derivano dalla gestione elettronica
dei documenti, che consente ad esempio una migliore distribuzione e
condivisione delle informazioni.
Ma, nonostante le inefficienze che derivano dai processi basati su
documenti cartacei, la maggior parte delle fatture viene ancora
gestito in formato cartaceo: nel 2010 in Europa solo il 10% del
totale delle fatture (30 miliardi) è stato inviato in formato
elettronico.
Secondo il Process Efficiency Index pubblicato da Ricoh, il 42.5%
delle informazioni critiche per le aziende viene archiviato
esclusivamente in formato cartaceo. I processi di fatturazione
contribuiscono ad alzare la percentuale di questa statistica
essendo per la maggior parte gestiti mediante attività manuali.
Solo nel 22% delle aziende del campione vengono implementati
workflow automatizzati. La maggior parte delle aziende europee
concorda poi sul fatto che i processi documentali critici possano
essere notevolmente ottimizzati, ottenendo benefici in termini di
migliore condivisione delle informazioni, maggiore sicurezza delle
stesse e incremento della produttività.
Dall’Index sono emersi i rischi e le inefficienze che derivano da
una gestione manuale dei documenti e dei processi, inclusi quelli
per la fatturazione. L’Index ha messo in evidenza come i
dipendenti responsabili dei processi documentali critici impieghino
ogni anno per la loro gestione circa 362 milioni di ore del loro
tempo, il che corrisponde a un costo complessivo pari a 147
miliardi di euro.
Per quanto riguarda le fatture, Quocirca stima che il costo per la
gestione di una fattura cartacea, quindi mediante attività
manuali, possa andare dagli 8 ai 10 euro per fattura , costi quindi
non trascurabili se si considerano i volumi di documenti cartacei
che le aziende gestiscono ogni giorno.
Secondo Quocirca la fatturazione elettronica migliorerebbe
l’efficienza del business consentendo di ridurre i costi per la
gestione delle fatture fino al 70% . I benefici sono legati
all’eliminazione dei costi diretti per la spedizione delle
fatture (carta, stampa, spese postali) e alla riduzione di quelli
connessi al trattamento delle stesse (ricezione, gestione,
approvazione).
L’e-invoicing velocizza poi i tempi di riconciliazione delle
fatture, consente di tracciare i processi (solo il 39% del campione
della ricerca è in grado di farlo) e di eliminare le attività
manuali a basso valore aggiunto. Inoltre, la gestione elettronica
delle fatture (e degli altri documenti aziendali) aumenta la
sicurezza delle informazioni e riduce l’impatto
sull’ambiente.
I driver descritti stanno aumentando l’adozione della
fatturazione elettronica in tutte le aziende. Nel 2011 circa 5
milioni di aziende di tutta Europa invieranno oppure riceveranno
fatture elettroniche . Per favorire l’e-invoicing e lo sviluppo
di un mercato “digitale” unico a livello europeo, la
Commissione Europea sta rivedendo la direttiva europea sulla firma
elettronica. Questa iniziativa fa parte dell’Agenda Digitale
Europea che punta sull’e-invoicing e fissa al 2020 la data entro
cui la modalità di fatturazione prevalente dovrà essere quella
elettronica. Tra gli aspetti definiti come prioritari dall’Agenda
Digitale vi sono la creazione di un quadro giuridico coerente e di
uno standard comune per la fatturazione elettronica.
Oggi il mercato si caratterizza per la presenza di soluzioni per la
fatturazione elettronica sia on-premise che erogate in modalità
SaaS, la maggior parte delle quali si integrano con i sistemi Erp
già presenti in azienda e rispondono ai requisiti normativi dei
differenti paesi. I network per lo scambio delle fatture stanno
diventando sempre più diffusi per cui l’invio e la ricezione
della fattura – indipendentemente dallo standard utilizzato –
avviene mediante il portale di un service provider. Per cui un
fornitore, una volta iscritto al portale, può inviare le fatture
elettroniche a tutti i clienti che fanno parte del network.
Questi portali, che richiedono l’iscrizione sia del fornitore che
del cliente, sono utilizzati da aziende di grandi dimensioni. Le
imprese più piccole preferiscono invece continuare a gestire le
fatture in maniera tradizionale, anche perché faticano a
giustificare il costo di iscrizione al portale. L’attuale
contesto competitivo le porta però a rivedere questo approccio per
stare al passo con le esigenze dei clienti che richiedono fatture
erogate in modalità elettronica.
Dal momento che l’e-invoicing richiede l’adozione di soluzioni
da parte di tutta la supply-chain un approccio ‘big-bang’ non
è pensabile. Di conseguenza, per le aziende è opportuno migrare
alla fatturazione elettronica in maniera graduale, mantenendo in un
primo momento un approccio ibrido in cui convivono fatture
elettroniche e fatture cartacee. I service provider in questo
ambito si occupano della gestione dell’intero processo,
dall’acquisizione delle fatture passive in qualsiasi formato e da
qualsiasi fonte (cartaceo, xml, Edi, e-mail…), all’invio delle
fatture attive dal formato richiesto dal cliente. Il software viene
sviluppato, aggiornato e mantenuto dal provider e il cliente paga
in modalità pay-per-use; questo consente una significativa
riduzione dei costi.
