La pandemia di Covid-19 potrebbe aver modificato la cultura del lavoro per sempre, accelerando una maggiore compenetrazione di vita lavorativa e privata e di esperienza fisica e digitale. Secondo la nuova edizione del Work Trend Index di Microsoft, gli uffici fisici non scompariranno, ma il lavoro del futuro sarà più probabilmente un mix fluido di incontri fisici e collaborazione da remoto. L’ 82% dei manager a livello globale e addirittura l’89% in Italia si aspetta policy più propense al lavoro agile nella fase post-pandemica.
In Italia il 72% di manager e dipendenti ha espresso il desiderio di continuare a lavorare da casa almeno part-time. Esistono tuttavia alcuni nei: a livello globale, in molti (60%) si sentono meno connessi ai propri colleghi e solo il 35% ha uno studio in cui lavorare, perciò sono frequenti le distrazioni, i problemi di connessione e la mancanza di ambienti ergonomici. Di conseguenza se è vero che il futuro del lavoro sarà più agile di quanto sia mai stato finora, è altrettanto vero che le sedi fisiche con i loro vantaggi in termini ergonomia e relazione continueranno a rivestire un ruolo importante.
Gli italiani sanno conciliare lavoro e famiglia
Il 54% dei genitori intervistati a livello globale ha dichiarato che è stato difficile bilanciare le esigenze personali mentre lavorava da casa. Su scala internazionale questa sfida è stata percepita in modo particolare dai millenials e dalla generazione Z, presumibilmente perché tra gli under-40 è più facile rintracciare i doveri legati alla gestione di figli piccoli e la necessità di condivisione degli spazi abitativi.
L’Italia in questo caso è risultata in controtendenza, dal momento che i più (66%) dichiarano di aver gestito senza difficoltà il work-life balance e anche tra i millenials (65%) e la generazione Z (67%) non è stato un problema.
Col lavoro da remoto più empatia e inclusione
In questa situazione, inoltre, si è generata una maggior empatia tra colleghi (62% la media globale e 54% il dato italiano), ognuno più conscio delle sfide personali degli altri. Altro dato positivo è relativo all’inclusività del lavoro. Oltre il 52% delle persone a livello globale e a livello italiano si sono sentite più valorizzate o incluse in quanto partecipanti da remoto ai meeting, dal momento che in modo molto paritario tutti si sono trovati a operare nella stessa modalità di virtual room. E la chat è diventata sempre più uno strumento di condivisione del proprio punto di vista: i messaggi chat durante i meeting via Microsoft Teams sono cresciuti di oltre 10 volte da marzo a giugno.
Lo studio di Microsoft sul futuro del lavoro ha combinato tre fonti: i trend che emergono dall’utilizzo degli strumenti di collaborazione digitale di Microsoft; i risultati di una survey globale di Harris Poll che a fine maggio ha coinvolto oltre 2.000 persone attive da remoto in 6 paesi (circa 350 individui in Italia); e le evidenze di oltre 30 progetti di ricerca di Microsoft con cui si è cercato di comprendere l’esperienza dei “remote worker” attraverso survey, interviste, analisi, focus group e studi sul cervello umano.
I video-meeting generano stress
Per esempio, l’analisi delle onde cerebrali dimostra che la fatica che spesso si percepisce a causa delle riunioni da remoto ha base reale. Sembra infatti che la collaborazione da remoto sia più mentalmente più sfidante rispetto a quella di presenza, come dimostrano alcuni indicatori di stress. Allo stesso tempo però anche tornare a collaborare in presenza risulta faticoso, perché i meccanismi sociali e organizzativi della collaborazione digitale non si replicano esattamente a livello fisico. Insomma, l’esperienza della pandemia è destinata a impattare anche in fase di rientro ponendo alcune sfide in termini di collaborazione.
Dallo studio emerge ancora che i video-meeting generano fatica. Gli elevati livelli di concentrazione richiesta determinano l’insorgere della fatica intorno ai 30-40 minuti e nelle giornate particolarmente affollate di riunioni video si inizia a percepire lo stress dopo un paio d’ore di lavoro. Tra le cause: la necessità di concentrarsi continuamente sullo schermo per estrapolare informazioni rilevanti, la minor disponibilità di segnali paraverbali che tipicamente aiutano a gestire la conversazione, la condivisione dello schermo che impedisce di visualizzare bene le persone con cui si sta interagendo.
Nuove funzionalità per Microsoft Teams
Negli ultimi mesi le misure di social distancing necessarie per fronteggiare l’emergenza Covid-19 hanno trasformato completamente le modalità di collaborazione, incentivando un modello di lavoro e di apprendimento più ibrido. Grazie all’analisi dello scenario e dei trend, Microsoft ha sviluppato una serie di nuove funzionalità di Microsoft Teams studiate per favorire la produttività e l’apprendimento, per un’utenza business ed education, al fine di migliorare le relazioni e ridurre la fatica, rendere le interazioni virtuali ancora più naturali e coinvolgenti, efficientare i processi e ottimizzare i tempi.
Queste le principali novità di Teams che Microsoft renderà disponibili nel corso dell’anno. Together mode (modalità Insieme): sfrutta l’intelligenza artificiale per posizionare digitalmente tutti i partecipanti su un background condiviso, in modo da aumentare il senso di prossimità, come se gli utenti fossero seduti nella stessa sala riunioni o in una classe. Questa nuova esperienza aiuta, inoltre, a focalizzarsi sulle espressioni del volto e sul linguaggio corporeo, facilitando la comprensione dei segnali non verbali. Dynamic view: offre all’utente maggior controllo sulle modalità di visualizzazione dei file condivisi. Filtri video per regolare la luminosità e attenuare la messa a fuoco della fotocamera. Reflect messaging extension (estensione messaggi di riflessione): disponibile a partire dalle prossime settimane, offrirà a manager, dirigenti e insegnanti la possibilità di verificare il sentiment del proprio team o degli studenti installando l’estensione Reflect da GiftHub. Live reactions (reazioni live): consentirà di interagire durante un meeting utilizzando le emoji che si visualizzeranno sullo schermo dei partecipanti in reazione agli interventi. In futuro anche le PowerPoint Live Presentations approderanno su Teams. Chat bubbles (centralità delle chat): il software consentirà di visualizzare le chat inviate durante una riunione sugli schermi di tutti i partecipanti del meeting, rendendo la conversazione via chat ancora più centrale. Attribuzione Speaker per sottotitoli live e trascrizione: le trascrizioni in tempo reale offriranno all’utente un’opportunità in più di stare al passo con la conversazione. Meeting interattivi per più di 1000 partecipanti: per le esperienze di presentazione view-only che non prevedono interazione, Teams accoglie fino a 20 mila partecipanti. Aggiornamenti di Microsoft Whiteboard (lavagna Microsoft): in arrivo nuove funzionalità, tra cui tempi di caricamento più rapidi, aggiunta di note adesive, testi e drag and drop. App Task: sarà lanciata questo mese e offrirà una nuova visualizzazione unificata delle attività di Microsoft To Do, Planner e Outlook. Suggerimenti di risposta: nella chat di Teams fanno leva sull’AI per creare risposte brevi in base al contesto del messaggio precedente. Esperienze di meeting touchless: Teams consente già alla persone di collegarsi e condividere contenuti sugli strumenti delle sale riunioni attraverso il proprio device mobile o Pc. Entro la fine dell’anno Teams consentirà anche di condividere contenuti su Surface Hub attraverso il nuovo “comando sala” nell’app mobile che offrirà ulteriori capacità di controllo. Nel corso dell’anno verrà integrato anche l’assistente vocale e la possibilità di proiettare in wireless.
