Nel terzo trimestre 2020 le aziende hanno registrato un sostenuto aumento della produttività, attribuibile principalmente all’introduzione dello smart working per via del proseguire dell’emergenza Covid-19. La sfida ora sarà quella di mantenere questi risultati anche per il futuro, per quando cioè pandemia avrà fatto il suo corso: per riuscirci sarà necessario però dare una risposta ai timori dei dipendenti, che sono spaventati in prospettiva dall’eventualità di dover rimanere “always-on”. A scattare questa fotografia è il nuovo report pubblicato dal Capgemini Research Institute, “The future of work, from remote to hybrid” (scarica qui il report), che evidenzia come i leader aziendali saranno chiamati nei prossimi mesi e nei prossimi anni a ripensare l’efficacia delle strutture esistenti e ad abbattere silos organizzativi e barriere tra i diversi team.
A sostenere che la produttività dei dipendenti sia aumentata nel terzo trimestre 2020 è il 63% del campione preso in esame da Capgemini:un risultato reso possibile dalla riduzione dei tempi normalmente dedicati agli spostamenti casa-lavoro, alla flessibilità degli orari e all’adozione di strumenti di collaboration. A guidare la classifica dell’aumento di produttività sono le funzioni IT e digitali (68%), poi il servizio clienti (60%) e le vendite e marketing (59%), “tutte aree aiutate dalla digitalizzazione – spiega Capgemini in una nota – e dall’utilizzo di tecnologie come l’intelligenza artificiale (AI). In produzione e manufacturing, ricerca e sviluppo/innovazione e supply chain, l’aumento si è invece fermato al 51%, a causa della a maggiore presenza in loco prevista e alla più alta percentuale di lavorati blue collar.
Per i prossimi due o tre anni le aziende si aspettano così una crescita cmplessiva della produttività pari al 17%, mentre nell’ultimo quadrimestre l’88% del campione ha potuto avvantaggiarsi anche di risparmi sui costi immobiliari proprio grazie allo smart working, con ulteriori risparmi che potranno essere programmati per il futuro secondo il 92% delgi intervistati.
Secondo il 70% delle organizzazioni l’aumento della produttività legato al lavoro da remoto sarà sostenibile anche una volta terminata la pandemia, sempre che si reisca a riverdere l’organizzazione nel modo migliore, tenendo in considerazione i cambiamenti nella mentalità dei dipendenti e costruendo la giusta resilienza individuale e organizzativa.
La prospettiva è quella del passaggio dal full smart working a una modalità ibrida, con una cifra superiore al 70% dei dipendenti occupata da remoto (mentre nell’era pre-Codiv si arrivava al massimo al 10%). Per un’azienda su due, per la precisione nel 48% del campione, lo spazio ufficio è destinato a diminuire complessivamente del 10%, e in prspettiva è destinato a diventare uno spazio sempre più ibrido e collaborativo. Il 45% degli intervistati inoltre prevede di passare tre o più giorni alla settimana lavorando da remoto.
Ma non sono tutte rose e fiori. I dipendenti hanno anche diverse preoccupazioni nei confronti di uno smart working sempre più presente nelle loro vite: il 56% teme che venga loro richiesto di essere ‘always on’, e i lavoratori più giovani hanno bisogno di maggiore sostegno per affrontare lo stress associato all’incertezza, una percentuale che raggiunge il 60% per i dipendenti di età compresa tra i 26 e i 35 anni.
Con lo smart working i nuovi assunti all’interno di un team, secondo la ricerca, si sentono poco coinvolti e il supporto limitato ha fatto insorgere un senso di confusione e spaesamento nel 54% dei nuovi arrivati durante i primi giorni di lavoro, mentre il 52% ha affermato di non essere a conoscenza dei valori e dei benefici della loro organizzazione. Difficoltà si sono estese anche ai dipendenti già presenti in azienda prima dell’emergenza Covid-19, per il 38% dei quali è stato complicato collaborare virtualmente con i nuovi assunti.
Per evitare problemi il report di Capgemini propone una serie di contromisure, a iniziare dal riconsiderare il modello di selezione per consentire di lavorare “da qualsiasi luogo”, facendo in modo che la presenza in ufficio diventi meno indispensabile. Questo pemetterà tra l’altro alle aziende di espandere i propri limiti nella scelta dei talenti, per includere nell’organico risorse fluide come freelance o lavoratori autonomi.
Altro passaggio fondamentale sarà ridefinire la leadership e promuovere autonomia, empatia e trasparenza: consentire ai dipendenti di prendere decisioni basate sui dati, utilizzare gli stessi per gestire la forza lavoro da remoto e migliorare le competenze di leadership a distanza, come empatia, ascolto attivo e adattabilità. Sarà necessario inoltre un passaggio sul rinnovamento di una cultura del lavoro basata sulla fiducia attraverso nuove abitudini collettive: costruire comunità digitali per stimolare il senso di appartenenza e il raggiungimento di un obiettivo comune, introducendo nuove abitudini collettive come attività di team building virtuali.
Fondamentale infine l’installazione di una solida infrastruttura per accelerare la modalità di lavoro in digitale senza soluzione di continuità: i team IT devono orientarsi rapidamente verso l’adozione di un’infrastruttura digitale che offra resilienza, agilità e scalabilità, mentre le organizzazioni devono investire in modo mirato nei loro dipendenti e nella loro esperienza nell’utilizzo di nuovi strumenti.
“I sistemi di performance management devono essere aggiornati in modo da misurare produttività e risultati, piuttosto che produzione e ore inserite – afferma Alessandro Annese, Hr and Organization Director di Capgemini in Italia – La nostra ricerca mostra che l’impatto sul benessere psicofisico dei dipendenti in un contesto di lavoro da remoto può anche essere dannoso. I leader aziendali devono intervenire attivamente per offrire maggiore supporto e creare un ambiente in cui le persone possano parlare apertamente delle loro preoccupazioni, favorendo un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Per costruire legami più forti è inoltre necessario comunicare chiaramente i valori dell’organizzazione e rafforzare il senso di fiducia della forza lavoro, il tutto supportato da un’infrastruttura digitale che consenta di lavorare senza soluzione di continuità e favorisca l’efficienza dei dipendenti e il sostentamento di un modello ibrido”.
