Servizi di comunicazione, posta elettronica, agenda e instant messaging. Gestione di documenti, abolendo la carta. Sono probabilmente questi gli ambiti in cui figurano più di frequente i casi di studio di piccole e medie imprese che hanno adottato il cloud. E l’esperienza comune riporta gli stessi vantaggi: bassi costi, flessibilità d’utilizzo e spesso anche tempi rapidi di adozione.
In alcuni casi il cloud non ha sostituito tecnologie IT tradizionali ma è stata la chiave per una prima informatizzazione di processi, prima gestiti in modo analogico (su carta, tipicamente) o in modo elettronico rudimentale (fogli Excel invece di un gestionale). Bisogna premettere tuttavia che per trovare casi di studio di pmi italiane bisogna cercarli con il lanternino: sono pochi e spesso concentrati nella fascia più vicina alle medie aziende-grandi aziende, cioè circa 200 dipendenti.
Le piccole ad avere adottato il cloud sono spesso quelle che operano nel settore tecnologico. Ovvio quindi che per loro non si ponga il problema della resistenza culturale, che frena tante aziende nel percorso verso non solo il cloud ma l’informatica in genere.
È il caso di Docebo, che offre servizi di e-learning: ha 20 dipendenti e clienti che ne hanno oltre 500. Ha filiali a Dubai e Hong Kong, ma metà del personale è a Milano. Il cloud è servito, nel 2009, a creare una piattaforma che mantiene in contatto i collaboratori (via Google Apps) e poi, nel 2011, per fornire il servizio e-learning ai clienti. La tecnologia e-learning è quindi su risorse in cloud (dell’operatore Seeweb). “Risparmiamo il 60% dei costi dei server, che sono passati da 50mila a 20mila euro l’anno”, dice l’amministratore delegato Claudio Erba.
Docebo è un caso raro anche perché le pmi al solito usano il cloud solo con la funzione di software; qui invece c’è una infrastruttura completa, sulle nuvole, che regge un servizio cardine per il business aziendale.
Più tradizionale il caso della Casa di Cura Privata Madonna delle Grazie (a Velletri, Roma), con circa 200 dipendenti. Ha attivato 150 licenze di Google Apps for Business, per servizi di collaboration interna. Il tutto, “senza disporre di uno staff IT. Ho attivato il servizio da solo in un solo weekend”, dice Guido Ciranna, il direttore generale. Ha creato le e-mail, i calendari ambulatoriali, abolendo la carta. “Ora ci mettiamo pochi minuti per comunicare l’esito di un esame, contro le precedenti 24 ore. Le informazioni sono sempre accessibili a tutti i dipendenti, anche quando questi si trovano all’esterno della struttura. I calendari dei servizi che offriamo sono online e così possiamo gestire meglio le prenotazioni. Siamo riusciti a ridurre il tempo tra la richiesta e l’esecuzione di un esame”. Visto che con il digitale ha scoperto di trovarsi bene, la clinica ha poi adottato una piattaforma clinico amministrativa (non in cloud). A conferma che il cloud può servire anche come spinta verso una più generale informatizzazione delle piccole e medie imprese.
C’è stato un passaggio da analogico a digitale anche per Sada, tramite il cloud di Nuvola Italiana (Telecom Italia). Gestisce così, adesso, i documenti. Opera nella produzione di cartone ondulato per packaging (compresa la progettazione grafica ed ergonomica) e ha 220 dipendenti. In un colpo solo ha convertito sia al digitale sia al cloud la gestione di un flusso da 30mila documenti annui, destinati a clienti, fornitori e all’archivio interno. Sono tutti ora su server Telecom e così resi disponibili alle varie postazioni di lavoro. Sono diventati più facilmente ricercabili e anche l’archiviazione è velocizzata: “Risparmiamo tanto tempo e quindi abbiamo migliorato la produttività”, dice Vincenzo Buono, chief financial officer di Sada.
Un tipico caso di collaboration sulle nuvole è invece la Banca di Pistoia (130 dipendenti): ha fatto avanguardia in Italia, con l’uso di Google Apps (dal 2010). In particolare ha affidato a Google la propria posta, che prima teneva tutta su hard disk e client. Il cloud facilita il back up e l’accesso delle e-mail da varie postazioni e sedi della banca, a fronte di una spesa di 6mila euro l’anno.
Tutti i casi concordano: le piccole e medie imprese che hanno scelto il cloud computing si sono trovate bene, a costi risibili e con minime difficoltà iniziali, perlopiù dovute al prendere dimestichezza con strumenti e ampie possibilità d’uso, rispetto a quelle a cui erano abituate.
