Sebbene il concetto di monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti non sia nuovo, il modello di lavoro ibrido ha suscitato un maggiore interesse nel tenere sotto controllo la produttività sul posto di lavoro. Il tema tuttavia pone sfide etiche e, se fatto in modo errato, crea un ambiente di lavoro tossico. Secondo una ricerca di Gartner, il numero di grandi datori di lavoro che utilizzano strumenti per tracciare i propri lavoratori è raddoppiato dall’inizio della pandemia al 60%, con un numero che dovrebbe salire al 70% entro i prossimi tre anni. Perché?
“Leader e manager vogliono assicurarsi che i loro dipendenti siano produttivi, indipendentemente da dove si trovano”, afferma Helen Poitevin, Distinguished vp analyst di Gartner. “Tuttavia, esiste un malinteso diffuso che il lavoro a distanza porti a una diminuzione della produttività dei dipendenti, nonostante i dati che mostrano che il lavoro a distanza porti a risultati positivi in termini di produttività”. In effetti, la ricerca di Gartner rileva che il 55% dei dipendenti ottiene prestazioni elevate quando viene fornita una flessibilità radicale su dove, quando e con chi lavorano contro il 36% di coloro che lavorano dalle 9 alle 5 in ufficio.
Le ragioni dei “controlli”
I leader citano diversi motivi per implementare le tecnologie di monitoraggio della produttività dei dipendenti: si va dalla necessità di garantire che il lavoro venga svolto come previsto alla rilevazione delle nuove sfide del lavoro, sino al bisogno di garantire che le tecnologie realizzino la proposta di valore dell’organizzazione, alla rilevazione di opportunità per migliorare processi o tecnologie e all’esigenza di far sì che l’esperienza dei dipendenti sia salvaguardata indipendentemente dalla posizione fisica.
Queste tecnologie sono progettate per raccogliere dati da varie fonti e generare approfondimenti, report e consigli. La sfida più grande è il concetto di “produttività”, che è altamente specifico del contesto. Molto spesso, queste tecnologie rilevano il tempo dedicato alle attività e il modo in cui tali attività variano, ma questo non è necessariamente un chiaro indicatore delle prestazioni di un dipendente.
Sebbene il monitoraggio della produttività dei dipendenti continui a diventare sempre più popolare, le comunicazioni dei dipendenti sull’argomento sono carenti. Ben il 41% dei dipendenti dichiara che nessuno nella propria organizzazione comunica con loro quali dati vengano raccolti e perché o come vengano utilizzati. Inoltre, la ricerca di Gartner mostra che anche quando c’è comunicazione su questi argomenti, la qualità di tale comunicazione tende a essere scarsa, con conseguente limitata comprensione e consapevolezza da parte dei dipendenti dell’utilizzo dei dati personali. Gartner fa presente che “c’è un chiaro vantaggio nella trasparenza. I dipendenti che sono informati sul perché e come le loro organizzazioni raccolgono dati su di loro mostrano uno sforzo discrezionale e livelli di fiducia più elevati rispetto ai loro colleghi che rimangono all’oscuro”.
Come implementare un rollout di successo
La gestione e la comunicazione del cambiamento organizzativo sono forse i passaggi più critici per un’implementazione di successo di questa tecnologia. Molti dipendenti inizialmente ne hanno paura e si sentono minacciati dal fatto che influirà sulla loro reputazione, scelte, abilità o relazioni. “È importante notare che l’implementazione del monitoraggio della produttività dei dipendenti non è un progetto a basso rischio – scrive Gartner -: tutte le parti interessate devono identificare e allinearsi su una strategia chiara. È fondamentale trovare un equilibrio tra l’efficienza di una comunicazione ampia e la natura personalizzata della comunicazione individuale”. Ecco dunque i tre suggerimenti di Gartner per sviluppare un rollout di successo.
Adattare la comunicazione ai ruoli: alcuni ruoli, come i rappresentanti del servizio clienti, possono essere soggetti a un monitoraggio maggiore rispetto ad altri. “Invece di inviare un’e-mail generale, sii premuroso, restringi il tipo di dati che stai raccogliendo e trasmetti lo scopo specifico ai dipendenti”, suggerisce Gartner.
Considerare le differenze geografiche: ad esempio, i dipendenti con sede nell’Europa occidentale sono meno a loro agio con il monitoraggio dei dipendenti rispetto a quelli dell’Asia orientale e meridionale. “Per superare queste differenze – si chiarisce -, tieni a portata di mano i documenti delle domande frequenti e prendi in considerazione la formazione specializzata per i manager, in caso di domande”.
Comunicare le informazioni tramite i manager: la ricerca Gartner mostra che i dipendenti preferiscono ricevere informazioni dal proprio manager rispetto a qualcun altro nella loro organizzazione. Ciò sfrutta le relazioni forti, segnala ai dipendenti che le informazioni sono importanti e consente ai manager di contestualizzare più facilmente lo scopo alla base del monitoraggio ai loro dipendenti diretti.
