Rispetto ad altri settori, il comparto pubblico ha il ciclo di acquisto medio più lungo per le spese hi-tech: secondo un sondaggio di Gartner svolto a livello globale, il periodo si attesta addirittura a 22 mesi. A novembre e dicembre 2021, Gartner ha intervistato 1.120 dirigenti coinvolti nella valutazione o selezione della tecnologia, di cui 79 del settore pubblico, per capire come le organizzazioni affrontano gli sforzi di acquisto su larga scala per la tecnologia aziendale. Quanto emerge è che quasi la metà (48%) degli intervistati ha segnalato sei o più ritardi moderati o significativi nel processo di acquisto. L’impatto cumulativo di fattori ritardanti ha aggiunto in media sette mesi al ciclo di acquisto pubblico di tecnologia.
“L’acquisizione di tecnologia pone sfide al settore pubblico che non esistono comunemente in altri settori”, afferma Dean Lacheca, Vp analyst di Gartner. “Ogni giurisdizione ha le proprie leggi e politiche sugli appalti e, all’interno di queste, ogni agenzia o dipartimento può avere la propria interpretazione di esse. Il mancato rispetto delle regole può avere gravi conseguenze, dalla pubblicità indesiderata al rischio personale di perseguimento penale”.
Il ruolo cruciale del personale operativo
L’indagine Gartner rivela che un tipico team di acquisto del settore pubblico ha 12 partecipanti, con diversi livelli di partecipazione al processo. I dirigenti di livello C tendono a essere meno coinvolti (41%) rispetto alle controparti del settore privato (55%) negli acquisti di tecnologia, per evitare l’associazione con il processo di procurement e creare la percezione di un’influenza politica nel risultato. Di conseguenza, è molto più probabile che i team di acquisto del settore pubblico rispetto ad altri settori siano composti da personale operativo di livello inferiore (46%) interessato dal processo di acquisto, tanto da assumere il ruolo di esperti aziendali in materia. Sebbene gli equivalenti governativi di un esecutivo di livello C o di un organo di governo esecutivo possano avere l’autorità di prendere la decisione, questi sono fortemente guidati dai risultati della valutazione e dalle raccomandazioni formulate dagli esperti in materia.
Molteplici fattori contribuiscono ai ritardi del ciclo di acquisto
I fattori più segnalati come responsabili di ritardi significativi si verificano spesso prima dell’inizio di quella che sarebbe considerata la procedura ufficiale di appalto. Alcuni di questi fattori includono lo sviluppo del business case (74%), i cambiamenti nel comparto che richiedono ulteriori ricerche e valutazioni (76%) e il raggiungimento di un accordo sulla definizione del budget (75%).
“Sebbene i cicli di acquisto del governo possano essere lunghi, è importante notare che questi tempi non sono fissati”, afferma Lacheca. “Le tempistiche pianificate iniziali possono essere ritardate a causa di una combinazione di fattori sia controllabili che incontrollabili, soprattutto quando non esistono scadenze esterne“.
Migliori informazioni dal fornitore per ridurre i tempi
Il 68% degli intervistati del settore pubblico indica un ritardo da moderato a significativo a causa della loro incapacità di ottenere dal fornitore dettagli sui requisiti di implementazione o prodotto specifico.
Secondo Gartner, è molto più probabile che le organizzazioni del settore pubblico apprezzino le referenze dei clienti esistenti rispetto agli acquirenti non del settore pubblico, in parte perché le organizzazioni del settore pubblico raramente sono in concorrenza diretta e spesso condividono sfide comuni. Gartner consiglia quindi ai fornitori di tecnologia di mantenere un elenco facilmente accessibile di clienti di riferimento del settore pubblico e di creare una libreria diversificata di prodotti collaterali con una forte attenzione alla valutazione del valore, che può essere sfruttata in tutte le fasi del ciclo di acquisto.
