L’utilizzo del cloud complica le gestione documentale nella PA. Lo rileva una ricerca di Ricoh, secondo cui in Europa il settore che utilizza maggiormente nuvola per la condivisione dei documentè è appunto quello pubblico, ma per il 52% dei dipendenti senior ha visto complicarsi il lavoro.
“Sembra che il settore pubblico non stia sfruttando nel modo migliore i benefici del cloud computing, tra cui accesso più semplice alle informazioni, migliore condivisione della conoscenza e aumento della flessibilità del business – sottolinea Carsten Bruhn, Executive Vice President di Ricoh Europe – Questo è probabilmente causato da processi documentali non interconnessi e dal fatto che i processi, le tecnologie e le persone sono considerati come aspetti a se stanti anziché come elementi complementari”.
Lo studio mostra come il 47% delle organizzazioni del settore pubblico utilizza il cloud per condividere i documenti e il 71% si avvale del cloud per consentire ai dipendenti di accedere alle informazioni da dispositivi mobili. Ci sono enti che riconoscono quindi come la tecnologia possa aiutare a migliorare i servizi ai cittadini, ma nella maggior parte dei casi (69%) gli investimenti nelle nuove tecnologie vengono effettuati prima che le funzionalità dei sistemi esistenti siano state utilizzate a pieno.
“Il settore pubblico lavora per erogare servizi di qualità elevata ai cittadini. In questo contesto è importante che i processi documentali vengano gestiti in modo che le informazioni siano corrette e possano essere condivise tra i vari reparti in maniera sicura ed efficiente – puntualizza Bruhn – Ci si aspetta che la PA utilizzi sempre più informazioni in formato elettronico e che il cloud svolga un ruolo importante nella migrazione dal cartaceo al digitale. Collaborando con un esperto del document management che semplifichi la migrazione, il settore pubblico può rendere le informazioni accessibili al momento giusto e nel formato corretto, con la tecnologia che supporta la gestione dei workflow anziché ostacolarla”.
La ricerca rileva inoltre che l’83% dei dipendenti nel settore pubblico afferma di utilizzare dispositivi all’avanguardia, come ad esempio smartphone e tablet, ma le loro potenzialità sono frenate da sistemi di back-end ormai non più aggiornati. Esiste un gap tra le tecnologie del front office e quelle del back office; questo si traduce in inefficienze, duplicazioni, impossibilità di accedere alle informazioni in tempo reale e in rischi per la sicurezza.
L’83% dei dipendenti del settore pubblico afferma che il proprio modo di lavorare è ormai superato e non consente di raggiungere i livelli di efficacia e di efficienza che si potrebbero invece ottenere. Il 52% dichiara che la sicurezza delle informazioni è migliorata rispetto al 2009, ma solo il 44% ha affermato che i processi documentali sono sicuri, per cui il settore pubblico si espone a rischi di perdita di dati.
“Una delle maggiori sfide che il settore pubblico sta affrontando riguarda la possibilità di rendere le informazioni accessibili sia dal personale sia dai cittadini, senza che questo comprometta la confidenzialità dei dati – conclude Bruhn – Una analisi periodica dei processi documentali aiuterebbe questo settore a identificare i potenziali rischi e le opportunità per migliorare la condivisione delle informazioni in maniera sicura”.
