Con il via libera al decreto Crescita 2.0 l’Enpaia, l’ente di previdenza integrativa degli impiegati e dirigenti del mondo agricolo, ha concretizzato la sfida della modernizzazione realizzando un progetto di digitalizzazione dei documenti e di dematerializzazione dei procedimenti amministrativi, in grado di scardinare le logiche associate ai processi cartacei. Giampaolo Valente, responsabile dei Sistemi informatici e del trattamento dei dati personali presso Enpaia, spiega come è avvenuta la trasformazione.
Quali esigenze hanno portato a ripensare il sistema informativo?
L’Enpaia comunica con circa 40mila iscritti e 10mila aziende agricole per tutto ciò che riguarda la gestione di Tfr, fondi di previdenza e assicurazioni contro gli infortuni. Gestiamo inoltre due Casse (dei periti agrari e degli agrotecnici) per un totale di 5mila iscritti, e svolgiamo l’attività di service amministrativo e direzionale anche di due Fondi pensione per la previdenza complementare di riferimento del settore agricolo, Agrifondo e Filcoop che contano in totale circa 20mila iscritti. L’insieme di questi esercizi ha provocato il consistente aumento del numero delle comunicazioni esterne, e quindi la necessità di sbrigarle in tempi rapidi. Così abbiamo deciso di adottare processi digitali per la progressiva dismissione della burocrazia cartacea, per soddisfare le esigenze di una nuova produttività interna e offrire servizi innovativi agli iscritti.
Per quali fasi siete passati?
Con il supporto dell’area tecnica di R1 Spa, system integrator di molte realtà aziendali, e con l’ausilio delle tecnologie Hp, sia in ambito server che storage, abbiamo affrontato uno studio di fattibilità durato sei mesi sulle migliori procedure informatiche per riorganizzare il data center. Il progetto implementato ha riguardato il processo di virtualizzazione del data center stesso. Con il consolidamento di più server in uno, abbiamo ridotto i costi energetici e di gestione dei sistemi; in più abbiamo potuto distribuire applicazioni più rapidamente, garantire maggiore continuità dei servizi e gestire in maniera dinamica e sicura l’ambiente IT. Il consolidamento dei server con la virtualizzazione ha ridotto lo spazio fisico occupato dalle macchine, riducendo anche costi operativi ed energetici. Gli ambiti applicativi della dematerializzazione sono molteplici: dalla trasmissione delle pratiche per via telematica al protocollo informatico, dalla gestione dei flussi documentali all’archiviazione. Enpaia li ha abbracciati tutti.
I principali vantaggi dell’archivio digitalizzato?
La gestione e consultazione da parte dell’utenza del nostro sistema informativo avviene in modalità più flessibile e semplice, e contempla servizi nuovi e all’avanguardia. Ad esempio, la recente legge di stabilità ha previsto di rendere disponibile la certificazione unica dei redditi di lavoro dipendente in modalità telematica. Noi di Enpaia ci siamo adeguati già lo scorso anno: l’iscritto può accedere al sistema informativo tramite pin, visualizzare online il Cud e il proprio estratto conto dal sito Enpaia e stamparlo direttamente. La procedura telematica per l’invio di comunicazioni all’iscritto ha comportato un risparmio straordinario rispetto alla vecchia posta ordinaria e raccomandate. Vi è poi un risparmio indiretto legato alla maggiore efficienza in quanto si riducono i tempi di risposta. Abbiamo abbattuto i costi legati alla gestione della carta, velocizzato le procedure di produzione, lavorazione, archiviazione dei documenti e minimizzato i margini di errore, oltre ad ottimizzare l’impiego delle risorse interne a loro volta riqualificate.
Quali scenari per la PA digitale?
Sicuramente c’è un quadro di grandi aspettative sugli impatti positivi che la digitalizzazione del Paese potrà avere nella vita quotidiana dei cittadini e nelle modalità di interazione con la PA. Tra i benefici più attesi la trasparenza, il risparmio sia per lo Stato che per il cittadino, la riduzione del digital divide. Per la PA rimane l’obbligo di pubblicazione di dati e informazioni in formato aperto e la trasmissione obbligatoria di documenti per via telematica, oltre all’obbligo di accettare pagamenti elettronici. Per quanto riguarda Enpaia intendiamo sicuramente incrementare in modalità online il rapporto con gli iscritti e dotarli al più presto di una Pec. Sperimenteremo a breve l’architettura cloud per i nostri servizi, in particolare per la posta elettronica, ed investiremo sul mobile con la creazione di applicazioni, per smartphone e tablet, significative del mondo Enpaia, senza escludere il ripensamento dell’infrastruttura IT nell’era dei Big Data.
