Il 18% dei contabili commette errori finanziari almeno ogni giorno, un terzo ne commette almeno un paio alla settimana e oltre la metà (59%) ne commette diversi al mese. Lo rileva una recente indagine di Gartner, condotta su 497 persone che lavorano nella funzione di controller, dalla quale si rileva che l’unica, possibile soluzione sta nella crescente accettazione, da parte del personale, del ruolo della tecnologia.
Lo studio ha messo in luce come questi errori siano strettamente legati alle preoccupazioni legate alla scarsa capacità produttiva. “Sebbene i problemi di capacità non siano nuovi per la contabilità, le richieste al personale contabile continuano ad aumentare. Negli ultimi tre anni, il 73% dei contabili ha dichiarato che il proprio carico di lavoro è aumentato a causa di nuove normative e l’82% afferma che la volatilità economica ha aumentato le richieste di lavoro“, spiega Mallory Barg Bulman, senior director, research della practice Finance di Gartner. “Se queste pressioni finanziarie e normative continueranno ad aumentare, come la storia suggerisce, le già limitate capacità dei contabili saranno ulteriormente sottoposte a uno sforzo e aumenteranno i tassi di errore“.
Un rischio con conseguenze commerciali tangibili
L’indagine ha chiesto ai contabili con quale frequenza loro o i loro colleghi commettono errori comuni, come quelli dovuti al lavoro manuale, all’automazione, a quelli commessi da altri partner aziendali interni, alla revisione insufficiente, alla riapertura dei libri contabili, all’interpretazione errata o al sovraccarico di volume/complessità.
“Gli errori finanziari possono avere conseguenze commerciali tangibili. Quando i contabili commettono degli errori, e questi errori finiscono nella chiusura mensile o trimestrale, l’azienda può prendere decisioni aziendali basate su dati errati o, peggio, emettere bilanci imprecisi”, ha dichiarato Bulman.
Accettare la tecnologia riduce i tassi di errore del 75%
Gli sforzi per aumentare la capacità attraverso la tecnologia finanziaria non hanno dato i risultati sperati. Data l’importanza della tecnologia per la capacità del team contabile di ridurre gli errori, gli esperti di Gartner hanno verificato quali sono i risultati migliori della tecnologia. “È emerso che quando gli utenti mostravano di accettare la tecnologia che stavano utilizzando in contabilità, la usavano in modo molto più efficace, realizzavano miglioramenti della capacità e commettevano un numero significativamente inferiore di errori”, spiega Bulman. “È meglio avere meno tecnologia e una forza lavoro che la accetta, piuttosto che avere una tecnologia all’avanguardia e dipendenti resistenti“.
L’accettazione della tecnologia in questo contesto è definita da quattro elementi: gli utenti devono trovarla facile da usare, facile da imparare, facile da personalizzare per le proprie esigenze e deve avere tutte le informazioni di cui l’utente ha bisogno in un’unica vista. Le aziende che digitalizzano con un’elevata accettazione degli ambienti tecnologici vedono una riduzione del 75% degli errori finanziari.
“In questo sondaggio, il 73% dei contabili ritiene che la tecnologia a loro disposizione manchi di uno o più dei quattro elementi di accettazione”, puntualizza Bulman. “Le funzioni contabili che riescono a costruire l’accettazione della tecnologia non hanno necessariamente una tecnologia diversa: la costruzione dell’accettazione ha più a che fare con la messa in atto di pratiche che consentono al personale di percepire la tecnologia come facile da usare e utile”.
Le tre possibili soluzioni per “costruire l’accettazione” della tecnologia
Gli esperti di Gartner raccomandano tre best practice per costruire l’accettazione della tecnologia: incorporare il feedback strutturato del personale nei test dei fornitori e nella definizione delle priorità dei miglioramenti tecnologici; sostituire i vecchi comportamenti con quelli nuovi e affidarsi al personale di ruolo per guidare il percorso; fornire trasparenza sugli errori e sulla loro risoluzione.
“Dato il potenziale dell’accettazione della tecnologia per ridurre i tassi di errore nella contabilità, i controller dovrebbero assicurarsi di comprendere i livelli di accettazione nelle loro funzioni e migliorarli dove necessario”, conclude Bulman.
