Gli enti governativi di tutto il mondo gestiscono i processi documentali in modo meno efficace rispetto ad altri settori, perdendo interessanti opportunità. Sono i risultati dell’Idc Government Insights Market Spotlight basato sul white paper, realizzato da Idc e sponsorizzato da Ricoh, “Government: Fixing Document Processes Improves Constituent Services While Reducing Costs” (“Enti governativi: l’ottimizzazione dei processi documentali per migliorare i servizi ai cittadini e ridurre i costi”, luglio 2013).
Dallo studio emerge che gli enti governativi di tutto il mondo sono consapevoli di gestire i processi per la gestione dei documenti in maniera non ottimale, ma nonostante ciò la revisione di questi processi non rappresenta una priorità. Così gli enti perdono l’opportunità di ridurre i costi, di offrire servizi migliori ai cittadini e di ridurre il turnover dei dipendenti.
“Nell’attuale contesto economico le amministrazioni pubbliche hanno la grande opportunità di ridurre i costi e le spese migliorando allo stesso tempo la qualità dei servizi al pubblico” si legge nell’Idc Government Insights Market Spotlight. “Questi obiettivi possono essere raggiunti sviluppando un approccio strategico verso il taglio dei costi e valorizzando le tecnologie già implementate e le partnership con i fornitori”.
Tra i principali risultati emersi da un’altra ricerca condotta da Idc a livello globale su un panel di 1.516 process owners e di information workers, quello governativo è tra gli ambiti in cui i flussi di lavoro sono meno ottimizzati: solo il 36% degli intervistati del settore definisce i processi rivolti ai cittadini come “efficienti” ed “efficaci”, rispetto ad esempio al 52% del commercio.
Nonostante gli intervistati del settore governativo siano consapevoli dell’importanza di una corretta gestione documentale, solo uno su tre conferisce a questo aspetto una adeguata priorità.
Gli intervistati concordano che l’ottimizzazione dei processi rivolti ai cittadini si tradurrebbe in una riduzione dei costi del 9%. Dalla ricerca emerge inoltre che questa ottimizzazione porterebbe a un miglioramento dei servizi ai cittadini, contribuirebbe a trattenere dipendenti strategici e ad attirare nuovi talenti.
“Gli enti governativi dovrebbero iniziare a operare come fanno le aziende che stanno sviluppando strategie per migliorare i processi documentali” afferma Yoshi Sasaki, General Manager, Business Services Center, Business Solutions Group di Ricoh Company, Ltd. “Le amministrazioni pubbliche si trovano a fronteggiare una significativa riduzione dei budget, ma è evidente che gli investimenti, anche minimi, nel miglioramento dei processi documentali sarebbero ampiamente ripagati dalla riduzione dei costi e dalla maggiore soddisfazione dei dipendenti e dei cittadini”.
Ricoh consiglia di mantenere una visione ad ampio spettro dei processi documentali. “In molti enti governativi ogni reparto o dipartimento ha un proprio budget, ma i processi documentali sono ovviamente trasversali ” commenta Sasaki. “Per cui è importante che gli enti sviluppino un approccio integrato che consideri i workflow nella loro globalità”.
