A Pesaro lo smart working è realtà. Il Comune di Pesaro ha adottato la piattaforma di cloud computing per la produttività Office 365 e pc portatili che consentono ai dipendenti pubblici di collaborare, condividere informazioni e contribuire a progetti ovunque e in qualunque momento, accedendo facilmente su dispositivi mobili alla posta elettronica, agli applicativi Office e a soluzioni di comunicazioni integrata, con la massima garanzia di sicurezza.
In linea con i punti cardine della Riforma della PA, l’amministrazione ha scelto di puntare sull’innovazione adottando in particolare Microsoft Office 365 grazie al supporto del Partner SoftJam nell’ambito di Microsoft CityNext, l’iniziativa volta a promuovere la diffusione delle Smart City sul territorio italiano.
“La nostra amministrazione sta evolvendo al passo con i tempi con l’obiettivo di diventare un hub di servizi sempre più evoluti per i cittadini. I dipendenti pubblici giocano un ruolo chiave in questa missione e la tecnologia può chiaramente rappresentare un valido alleato per aiutarli ad essere più produttivi e ad offrire un servizio efficace alla cittadinanza – speiga il sindaco Matteo Ricci – Microsoft Office 365 ci permette di rinnovare i nostri processi e di inaugurare uno stile di lavoro più moderno e flessibile, che colga tutte le opportunità offerte dai nuovi trend tecnologici come il Cloud Computing e la Mobility per fare di Pesaro una Smart City capace di dar vita a un modello di partecipazione attiva con dipendenti più motivati e cittadini più soddisfatti. Non solo ma grazie alla piattaforma di produttività adottata e agli strumenti di comunicazione integrata e collaborazione e possibile recuperare efficienza e ridurre la spesa IT per dedicare più risorse ai servizi sul territorio”.
Dopo essere passati, nel 2011, dalla versione pacchettizzata di Microsoft Office alla soluzione OpenOffice, il Comune ha infatti valutato l’impatto della migrazione e i suoi reali costi e ha scelto di adottare la piattaforma cloud Office 365 fruibile come servizio on demand, che garantisce maggiore efficienza oltre a uno stile di lavoro al passo con i tempi. Il passaggio all’open source, motivato da ragioni di natura finanziaria e dall’assenza di un costo manifesto di licenza, ha di fatto dato origine a costi imprevisti di supporto IT, d’implementazione e di formazione, per una spesa complessiva una tantum di oltre 300.000 euro. Inoltre sono aumentati i costi a regime anche a causa della perdita di produttività legata a problemi tecnici e alla lentezza dell’implementazione: con OpenOffice la spesa annuale per singolo utente è stata stimata pari a oltre 500 euro, ben superiore rispetto alla precedente spesa annuale per utente di Office pari a circa 118 euro.
Pertanto, nel 2014, la scelta del Comune è stata quella di tornare a Microsoft, andando però oltre una semplice suite di produttività individuale per beneficiare di un servizio cloud e integrare funzionalità aggiuntive di comunicazione integrata e collaborazione capaci di inaugurare un nuovo modo di lavorare in una logica di Smart Working e di generare anche efficienze in termini di riduzione delle spese telefoniche e dei costi/tempi di trasferta per le riunioni tra enti pubblici (circa 200 all’anno). Secondo una stima per eccesso, la migrazione a Office 365 è infatti di circa il 30% più economica rispetto alla migrazione a OpenOffice, anche perché più rapida e gestibile dalle risorse IT interne. La spesa annuale per singolo utente con Office 365 è inoltre pari a circa 197 Euro, ovvero meno della metà della spesa legata a OpenOffice, secondo una stima cautelativa che non calcola il significativo aumento di produttività. Ma se si considerano i risparmi abilitati dalle funzionalità di Unified Communications & Collaboration sulle spese telefoniche e di trasferta, pari a circa 85 euro per utente, la spesa annuale netta per utente scende ulteriormente a circa 110 euro, quasi 1/5 di quella con open source.
Si stima dunque che il Comune di Pesaro spenderà quindi circa l’80% meno, godendo però al contempo di funzionalità che vanno oltre la produttività individuale e dei vantaggi del Cloud Computing. Sarà infatti possibile usufruire dell’aggiornamento costante senza costi aggiuntivi, adottare servizi in linea con il profilo dell’utente e pagare per utente in base all’utilizzo, usare le soluzioni su 5 dispositivi anche in mobilità e poter contare su un backup sicuro e sulla disponibilità anche in assenza di connessione, avere garanzia di compliance rispetto a sicurezza e privacy in linea con gli standard europei e utilizzare modalità di comunicazione evolute come chat, conferenze virtuali, condivisione di documenti e social network interni.
L’intera migrazione della posta è stata portata a termine in un solo mese a metà maggio e i primi esiti del progetto d’innovazione sono positivi, poiché i circa 700 dipendenti del Comune apprezzano la possibilità d’interagire più facilmente tra le 33 sedi dell’amministrazione e reputano importante la possibilità di essere sempre connessi per poter offrire un servizio più continuativo ed efficace ai circa 100.000 cittadini che nei prossimi anni vedranno la propria municipalità evolvere sempre più in linea con i principi guida dell’Agenda Digitale. Alcuni scenari di utilizzo sono già attivi: con la piattaforma di produttività Cloud Microsoft Office 365 è infatti possibile collaborare in tempo reale per la redazione di documenti, dematerializzarli e archiviarli in modo digitale, realizzare riunioni virtuali e in definitiva ottimizzare i processi per soddisfare al meglio la cittadinanza.
“La Pubblica Amministrazione sta vivendo un processo di cambiamento verso una PA sempre più orientata al cittadino e l’innovazione rappresenta un driver primario di efficientamento. L’esperienza del Comune di Pesaro dimostra come sia importate fare una stima puntuale dei costi IT per selezionare le soluzioni più in linea con le esigenze dei singoli enti, senza cadere nella tentazione di un taglio indiscriminato degli investimenti tecnologici – evidenzia Claudia Bonatti, Direttore della Divisione Office di Microsoft Italia. Il costo di licenza è solo uno degli aspetti da considerare, ma ci sono tutta una serie di elementi da non trascurare come i costi d’implementazione, i risparmi possibili e i guadagni di produttività. Migrare a Office 365 ha consentito al Comune di risparmiare circa l’80% rispetto all’open source, ma soprattutto ha offerto la possibilità di intraprendere un percorso di evoluzione in una logica di Smart Working, che rende i dipendenti più produttivi e motivati anche per la capacità di gestire al meglio il proprio work-life balance. Una ricerca Microsoft-Harris Interactive dimostra come la maggior parte dei lavoratori italiani (52%) sarebbe infatti disponibile a lavorare di più pur di beneficiare di maggiore flessibilità e che chi fa uso di tecnologia che consente di lavorare fuori dal tradizionale contesto lavorativo si considera più produttivo (92%), ma anche più collaborativo (85%). Dipendenti pubblici più motivati possono quindi costituire la chiave di volta per un servizio pubblico più efficiente e più efficace” .
