Standardizzare e rendere più efficiente la supply chain della distribuzione. Con questo obiettivo Tesisquare, società specializzata in prodotti e servizi IT, ha intrapreso un percorso innovativo al fianco di Gros, il Gruppo Romano Supermercati. I risultati del progetto di sviluppo digitale sono stati presentati in occasione dell’evento Digital Revolution & Supply Chain: sfide e soluzioni vincenti, organizzato da Dekra Akademie in collaborazione con Samsung Electronics Italia lo scorso 17 maggio.
Con una movimentazione di oltre 180 mila DDT all’anno, un volume di fatture nell’ordine di oltre 120 mila documenti/anno, tre magazzini di proprietà e uno in outsourcing che ospitano oltre 20 mila articoli (tra prodotti secchi, freschi, surgelati e refrigerati), l’azienda ha scelto di standardizzare le procedure uniformando tutte le attività dei soci attraverso una digitalizzazione evoluta della documentazione relativa ai vari processi, innalzando al contempo i livelli di controllo sulle attività in essere. Un progetto finalizzato a innescare un circolo virtuoso dall’acquisto alla distribuzione, all’insegna della trasparenza e condivisione informativa tra tutti gli interlocutori coinvolti.
“La dematerializzazione dei documenti ci permette di risparmiare in termini di risorse, che sono libere di occuparsi di attività più importanti rispetto, ad esempio, alla ricerca di un DDT in archivio – sottolinea Alessandro Borgia, direttore amministrativo di CE.DI. GROS -. Grazie alle soluzioni Tesisquare siamo riusciti a ridurre i costi nell’ordine del 65% rispetto alla gestione precedente. Inoltre la tracciabilità e la rintracciabilità dei documenti ci garantisce la massima supervisione dei processi e una multicanalità che inaugura uno smart working di nuova generazione per tutto il nostro Gruppo”.
Oltre alla dematerializzazione dei DDT attivi e delle fatture accompagnatorie, il nuovo sistema assicura visibilità immediata rispetto alle movimentazioni e alle giacenze delle cauzioni. Un caso significativo riguarda proprio la gestione delle cauzioni dei pallet. Poter monitorare le consegne, le giacenze, i resi e tutto il processo legato alle cauzioni riduce notevolmente il lavoro delle amministrazioni. Ottimizzare questo aspetto della gestione non solo velocizza i processi ma innalza i livelli di supervisione e controllo dei servizi, rendendo più trasparente la risoluzione del trouble ticketing. Nella movimentazione delle merci, inoltre, ci sono una serie di servizi indotti: una consegna non conforme ad un ordine per un’inversione di prodotto, un out-of-stock, un collo deteriorato o una consegna troppo vicina alla data di scadenza. Oltre 30 mila documenti in un anno che CE.DI. GROS può oggi gestire con puntualità ed efficienza, avendo un livello di monitoraggio del servizio estremamente dettagliato. L’innovazione digitale di CE.DI. GROS porta feedback più veloci rispetto alle contestazioni, con uno snellimento delle attività a carico dell’ufficio amministrativo. Il tutto con una condivisione delle informazioni, sempre aggiornate e senza più ridondanze.
“I vantaggi della nuova gestione – conclude Borgia – includono anche la conservazione sostitutiva dei documenti: attraverso una formula in cloud abbiamo ottenuto i migliori vantaggi della dematerializzazione dal punto di vista organizzativo, funzionale, economico e operativo: standardizzazione, efficienza e condivisione di tutti i processi, con una trasparenza informativa che ci permette, nel caso, di rivedere quali siano le anomalie nella filiera. Grazie a questa ottimizzazione riusciamo inoltre a ridurre le spese e quindi ad aumentare la nostra competitività”.
