L’evoluzione dell’organizzazione aziendale vede il concetto di collaboration, scambio di informazioni, documenti e di esperienze come il fulcro di tutte le relazioni tra i vari dipartimenti aziendali. Quando si parla di email condivise l’associazione alla collaborazione tra le persone è immediata in quanto ogni utente riceve su un unico account informazioni comuni al team di appartenenza oppure comuni all’intera azienda.
La domanda che ci dobbiamo porre è se, oggi, l’utilizzo e la gestione delle email condivise viene effettuato nel modo corretto. Se vengono attuati controlli sulla qualità della comunicazione interne o esterne all’azienda e soprattutto se l’operatività dei dipendenti è migliorata o se ha subito un rallentamento.
Da una analisi effettuata un campione di aziende italiane è emerso che il 40% non gestisce correttamente gli account di posta condivisi con disservizi ed un potenziale danno operativo per l’azienda.
La soluzione di Comedata ShaTag ha risolto questo problema, grazie ad un nuovo sistema di visualizzazione delle mail che, però, non sostituisce in alcun modo il sistema di posta aziendale.
Attraverso ShaTag è possibile avere una visione di tutte le caselle di posta elettronica condivise a cui si ha accesso da una interfaccia unica, e per ogni casella lavorare le mail in maniera veramente collaborativa. Non sarà più necessario spostare le mail perché ShaTag aggiunge, alle normali funzionalità di un client di posta, alcune funzioni essenziale che trasformano la cartella di posta condivisa in collaborativa.
Chi condivide le mail potrà infatti usufruire di una seri di informazioni aggiuntive come la lista di persone che hanno letto quella mail. Grazie a questa informazione si saprà sempre chi ha lavorato la mail e chi ce l’ha in carico in quel momento.
Altra funzionalità è quella della gestione delle conversazioni: si potrà avere sempre sotto controllo il flusso della conversazione (in ordine) che riguarda quella mail. Si avrà la possibilità di arricchire la mail con informazioni “interne” all’azienda che aiutano chi legge la mail a comprendere il reale contesto.
Questo sistema permette di ricercare e classificare le mail non più in maniera gerarchica (come siamo abituati a fare nelle nostre mailbox), ma etichettando la mail con diverse parole chiave (i tag appunto). Questo arricchimento permette una ricerca facile e intuitiva, dove le informazioni non sono più gerarchizzate ma aggregate e condivise.
Un nuovo modo di lavorare che assicura: controllo del processo, controllo dell’archiviazione, controllo dei costi, controllo delle performance.
