Le tecnologie digitali hanno favorito un’evoluzione importante della comunicazione in cui il documento stampato rimane nella maggioranza dei casi l’output di moltissimi processi di business. Il motivo è semplice: nella condivisione e nello scambio delle informazioni, la stampa costituisce il punto di partenza o di arrivo della maggior parte dei processi aziendali: che si tratti di un contratto, di un progetto, di un curriculum vitae, di un’offerta commerciale, di una diagnosi, di una relazione, di una brochure o di un volantino.
Insomma, nell’era digitale il documento non è più un semplice foglio di carta statico, rivelandosi piuttosto come un contenitore dinamico di informazioni dal quale estrapolare i contenuti idonei e i dati più importanti secondo modalità di ricerca e di accesso più avanzate. Sebbene la dematerializzazione e la digitalizzazione siano diventati parte integrante dell’operatività aziendale, l’output di stampa rimane sempre e comunque un momento chiave della comunicazione perché nel documento stampato vengono formalizzati i dati, vengono espresse le gerarchie dei contenuti e vengono stabilite la modalità con cui vengono comunicate le informazioni al lettore destinatario della comunicazione.
Non a caso, secondo una recente ricerca condotta da Quocirca, intitolata Print Sustainability Study 2016, il 48% delle aziende europee segnala di aver aumentato i volumi di documenti editati a colori (500 le aziende intervistate, inglesi, francesi, tedesche e italiane).
Smart working e smart printing
Certo è che il livello di disponibilità all’interazione digitale ha innescato una nuova curva di apprendimento spontanea delle persone, che oggi arrivano in azienda con un livello di preparazione e disponibilità all’innovazione un tempo inimmaginabili. Grazie a un uso sempre più pervasivo di smartphone e tablet gli utenti tendono a far convergere produttività individuale e produttività aziendale e, che abbraccino formule di smart working o che semplicemente arrivino in ufficio ogni giorno per lavorare quando entrano in azienda, tendono a voler utilizzare i loro dispositivi fissi e mobili in maniera indifferenziata. I dati a disposizione degli analisti di Quocirca raccontano come 5 aziende su 10 tra il 2014 e il 2015 abbia predisposto un sistema che consente anche ai dispositivi mobile di stampare e come il 33% delle aziende, pur non avendo questo tipo di servizio, sia però disposto a valutare con interesse la possibilità di introdurlo in azienda. Nel corso del 2016 questa tendenza è confermata: anche la stampa, insomma, nell’era digitale diventa a suo modo omnicanale. Dallo smart working allo smart printing le tecnologie di nuova generazione aiutano a fare la differenza.
L’importanza dell’enterprise content service: il printing 2.0
Se quindi la stampa rimane ed è destinata a rimanere ancora un momento importante nell’attività delle aziende, allo stesso modo è importante dare vita a una gestione di questi processi che sia il più possibile “smart”, e che consenta, grazie al cloud e all’internet of things, soluzioni che favoriscano la collaborazione e lo scambio di informazioni in azienda, quindi in modalità multicanale e multidispositivo. L’obiettivo del “Printing 2.0” è di elaborare e rendere accessibili sempre più contenti, nell’ottica di una semplificazione in cui uno dei punti d’arrivo è – tra gli altri – quello delle stampanti multifunzione, che nella stessa macchina accorpano le funzioni di scansione, copia, stampa e invio e ricezione fax: veri e propri hub per le comunicazioni aziendali. Ad abilitare le nuove funzionalità e l’omnicanalità di queste stampanti multifunzione intervengono le tecnologie contactless, che consentono ai device mobili di entrare in comunicazione con le stampanti, e in totale sicurezza, anche da smartphone e tablet. Si tratta del bluetooth e dell’NFC (Near Field Communication), già ampiamente diffuse sulla maggior parte dei device mobili.
Le soluzioni d’avanguardia per le aziende
Tra le aziende in prima linea nel campo della stampa più smart c’è Samsung, che da sempre progetta soluzioni che per hardware e servizi sono in grado adattarsi con flessibilità alle esigenze delle aziende, personalizzando l’offerta a seconda delle esigenze dei clienti, mantenendo in primo piano il potenziamento della produttività, l’efficienza operativa, il contenimento dei costi e la sicurezza delle informazioni.
“Con le nostre soluzioni di gestione della flotta – spiega Giusi Garrano, Printing Solutions BU Manager di Samsung – le società possono tenere sotto controllo e razionalizzare l’uso del proprio parco stampanti, monitorando in tempo reale le attività di printing dei dipendenti anche attraverso report dettagliati. In più, attraverso le soluzioni mobile e cloud, gli utenti potranno stampare da qualsiasi luogo e con qualsiasi dispositivo, espandendo i confini dell’ambiente di lavoro e consentendo ai dipendenti la libertà di lavorare in un’unica soluzione di continuità”.
