Dematerializzazione e gestione informatica dei documenti possono essere colti da professionisti e imprese come opportunità, al di là del mero adempimento agli obblighi normativi. In un intervento su Agendadigitale.eu, Luigi Caruso, presidente di Gruppo CMT (marchio commerciale di C.M. Trading S.r.l.) spiega come queste possono ridisegnare i processi aziendali, permettendo ai soggetti di rimanere competitivi sul mercato e di migliorare i rapporti con clienti.
Per Caruso sono 4 le sfide digitali delle imprese: in primis la reale dematerializzazione dei documenti, così come previsto dal Cad, il corretto e sicuro uso della Posta Elettronica Certificata. Altri due importanti strumenti e fattori abilitanti sono le firme digitali e la fattura elettronica con le sue evoluzioni.
“Questi quattro argomenti e la loro armonizzazione d’uso nell’organizzazione aziendale, rappresentano per le aziende una grande sfida, per creare efficienza – spiega il manager – Oltre a ciò, le aziende devono affrontare ulteriori sfide particolarmente rilevanti: la costruzione di relazioni personalizzate e di valore con i propri stakeholder e la gestione efficiente e sicura delle informazioni e delle comunicazioni. Elementi che la digitalizzazione aiuta a fronteggiare”.
L’esempio della fatturazione elettronica è indicativo. “Sta introducendo in modo dirompente un nuovo punto di vista ed un nuovo approccio nei confronti della gestione dei documenti e soprattutto dei dati, nuovo approccio che crea sempre più opportunità di ridisegnare i processi documentali nell’organizzazione – evidenzia -A ogni documento corrisponde un processo e dietro ad ogni processo c’è uno degli interlocutori con i quali l’azienda ha instaurato un rapporto. Migliorare il processo significa aumentare il valore che l’impresa esprime nei confronti dei mercati in cui opera e degli stakeholder con cui interagisce”.
In questa prospettiva è cruciale l’armonizzazione: finché le soluzioni saranno difficili da utilizzare e non avranno un costo sostenibile, rimarranno una prerogativa delle grandi, non prendendo piede nell’ambito delle Pmi. “Dal nostro punto di vista invece sono soprattutto le Pmi che oggi devono essere in grado di servirsi delle risorse informatiche per migliorare la propria competitività”, sottolinea Caruso.
“Partendo dal presupposto che oggi tutte le aziende sono state costrette a usare un formato di dati strutturato standard in Italia e presto in Europa per tutte le loro fatture, abbiamo pensato a un ciclo dell’ordine che armonizza tutti i documenti a monte della fattura fornitori utilizzando appunto il formato strutturato XML – puntualizza – Con lo stesso formato quindi si può creare un ordine di acquisto, una bolla di consegna, un benestare a fatturare firmarli digitalmente ed inviarli via PEC e, grazie al formato di dati strutturato, è possibile effettuare controlli e riconciliazioni tra tutti questi documenti in modo automatico e preciso. Il ciclo dell’ordine quindi, per come lo immaginiamo in Gruppo CMT, oggi rappresenta la vera sfida per le imprese italiane, in modo particolare per le imprese di piccole e medie dimensioni che rappresentano il vero motore produttivo dell’Italia e necessitano quindi di soluzioni informatiche snelle, scalabili, facilmente implementabili e con un approccio di tipo “Value for Money” ovvero con un alto rapporto qualità, efficienza e prezzo. Grazie all’introduzione della fatturazione elettronica e mediante l’uso del metalinguaggio Xml, anche le Pmi potranno affrontare e confrontarsi con una gestione modulabile delle informazioni”.
Caruso offre anche una serie di consigli alle Pmi. Le imprese devono adottare una tecnologia scalabile, modulare nell’attivazione dei diversi livelli di servizio e facilmente integrabile con sistemi già presenti, meglio se con un approccio Platform in Saas, oltre a trattare il più possibile dati strutturati invece che documenti”.
Ancora una volta, si consiglia di puntare alla dematerializzazione sfruttando la normativa in materia, per rendere digitali il più alto numero di tipologie documentali, introducendo servizi di conservazione digitale, iter approvativi digitali e vari tipi di firme elettroniche. Utile anche dotarsi di soluzioni tecnologiche integrate, in grado di gestire la transizione, in altre parole di governare allo stesso tempo il documento multiformato e gli XML.
“Per realizzare tutto ciò, lo ribadiamo, è necessario un vero cambiamento culturale all’interno di un’azienda – conclude Caruso – Per questo motivo il consiglio è quello di affidarsi a fornitori di tecnologia che sappiano coniugare tecnologia semplice, un percorso di analisi e di consulenza sui processi e un’adeguata formazione sia al management e agli imprenditori che agli utilizzatori finali con un approccio che qui in Gruppo CMT chiamiamo “Human&Technology”.
