La dematerializzazione della gestione documentale è per le aziende uno dei passi fondamentali della trasformazione digitale, soprattutto nel B2B, dove può contribuire a introdurre più efficienza, diminuire i costi operativi, e rendere più efficaci e qualitativamente migliori i servizi per le imprese.
Le tappe per organizzare questo percorso, secondo Irene Facchinetti, direttore dell’osservatorio Fatturazione elettronica e dematerializzazione degli Osservatori sulla digital innovation del Polimi, sono ormai chiare: “Rinunciare alla carta per archiviare le informazioni – spiega – strutturarle in basi di dati, gestirle con flussi digitali di dati strutturati, orientarsi verso una gestione per processi, dotarsi di un’architettura interna integrata e sviluppare le interfacce per un dialogo strutturato con tutti gli attori”. Un ruolo di primo piano, in questo contesto, può essere svolto dalla fatturazione elettronica (nel 2015 cono state 650mila, secondo i dati dell’osservatorio le imprese che hanno portato le fatture in conservazione digitale).Ma la fattura non è l’unica tipologia di documenti a cui applicare la dematerializzazione nel B2B, che riguarda anche gli ordini, le conferme d’ordine, gli avvisi di consegna, e i documenti di trasporto. Tanto che alla fine dello scorso anno erano circa 400 le Extranet e i Portali B2b per lo scambio di documenti e informazioni con i partner, con oltre 100.000 organizzazioni connesse.
A dare la prima spinta decisa al percorso di dematerializzazione è stato l‘obbligo di Fatturazione elettronica verso la Pubblica amministrazione, che ha riguardato insieme circa 23mila enti pubblici e tutti i loro fornitori privati. A metà 2016 oltre 750mila imprese avevano inviato 38,5 milioni di “file fattura” in XML ai oltre 56mila uffici pubblici. Ma solo in meno di un caso su cinque le aziende hanno sfruttato quest’obbligo come occasione per re-ingegnerizzare i propri processi di fatturazione, mentre la maggior parte si è limitata a trovare una soluzione per assolvere alla normativa. Quanto alla fatturazione Elettronica B2b, i dati del 2015 parlano di 80 milioni di fatture scambiate, che rappresentano ancora soltanto il 6% degli 1,3 miliardi di fatture scambiate ogni anno.Quello che emerge ancora è una certa pigrizia delle aziende, che non percepiscono a pieno i benefici della digitalizzazione. “Non sembra una criticità il costo di sviluppo/acquisto o gestione delle soluzioni, rilevante solo per il 17% delle imprese – spiegava Alessandro Perego, direttore scientifico degli Osservatori Digital Innovation, illustrando i dati Polimi – Sono il coinvolgimento degli utenti e il commitment a tutti i livelli aziendali la chiave per portare avanti con successo un progetto di Digitalizzazione nelle imprese”.
Così la conservazione digitale si prospetta come una priorità negli investimenti per il 65% delle imprese che hanno in programma progetti di digitalizzazione, insieme alla gestione elettronica documentale e ai Workflow approvativi digitali (48%), mentre iniziano a farsi strada anche soluzioni mobile per supportare la forza vendita o di contract management.
