La svolta digital per la fatturazione è vicina. Il 1° gennaio scatta l’obbligo anche per le transazioni B2B. Di come le aziende si stanno attrezzando e di quello che cambierà una volta che la fatturazione elettronica sarà realtà ne parla con CorCom Leonardo Bernardi, General Manager di Siav.
Osservando il mercato, la sensazione è che molte aziende abbiano a lungo pensato che la fatturazione elettronica obbligatoria sarebbe stata oggetto di proroga, tanto che numerose imprese hanno affrontato con grande ritardo la questione, trovandosi nella necessità di gestire il passaggio al digitale con soluzioni di emergenza. Riprova ne è il fatto che gli operatori che forniscono software o servizi hanno dovuto far fronte ad una impennata di richieste proprio negli ultimi mesi. Di fatto molte aziende sono ancora impreparate a livello tecnologico e stiamo riscontrando una corsa frenetica all’adeguamento, per colmare un gap dovuto ad abitudini consolidate nel vedere rinviata l’attuazione delle norme ma anche dovuto a fattori quali un quadro normativo senza certezze e in continua evoluzione ed una diffusa difficoltà a dotarsi di competenze digitali con una visione strategica.
È opinione diffusa che la e-fattura potrebbe rappresentare un problema per le piccole imprese. Lei che idea si è fatto?
Le piccole realtà, per loro natura, sono costrette a focalizzare le attività nell’ambito produttivo, affidando ad organizzazioni di categoria e consulenti esterni la gestione degli obblighi amministrativi. L’ostacolo maggiore deriva dall’obbligo di lavorare con nuovi strumenti digitali, in sostituzione del cartaceo, senza avere il tempo necessario per la formazione e senza poter eseguire delle prove pratiche. Le incertezze normative e le frequenti variazioni negli obblighi hanno poi costretto gli stessi professionisti e consulenti a rincorrere i propri fornitori per trovare soluzioni efficaci da poter condividere con i propri clienti, portando alla naturale scelta di adottare servizi in outsourcing di invio, ricezione e conservazione digitale, che da un lato consentono di partire in tempi rapidi delegando le attività critiche all’outsourcer, ma dall’altro limitano il processo digitale alle sole fatture senza trovare il beneficio che si potrebbe avere nella gestione “full digital” dei processi documentali.
Sul fronte legislativo è stato fatto tutto il necessario oppure, a suo avviso, serviva qualcosa di più?
Sicuramente una maggiore incentivazione avrebbe potuto favorire un’adesione più convinta da parte delle piccole realtà. L’introduzione dell’obbligo è stata infatti salutata più positivamente dalle aziende medio-grandi, come indicato anche da recenti ricerche dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, mentre circa 1/3 delle Pmi ritiene difficoltoso adeguarsi ai nuovi standard. D’altro canto, il Governo, nel confermare l’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica dal 1° gennaio 2019, ha scelto di ridurre le sanzioni per i primi mesi di applicazione, per consentire a tutti di adeguare i propri sistemi informatici, e ha introdotto alcune semplificazioni, come la possibilità di emettere le fatture entro 10 giorni dalla operazione alla quale si riferiscono e l’abrogazione dell’obbligo di registrazione progressiva degli acquisti. Qualcosa in più si poteva sicuramente fare in merito alla valutazione preventiva degli aspetti riguardanti la privacy che di fatto hanno portato a sostanziali variazioni dell’ultimo minuto creando non poche difficoltà ad operatori ed utenti.
Che tipo di soluzioni mette a disposizione Siav?
Siav mette a disposizione sia servizi in outsourcing di invio e ricezione e conservazione digitale di fatture elettroniche, destinati ai clienti finali o ai partner tecnologici, sia soluzioni software in cloud o presso il cliente che consentono la gestione digitale integrata delle Fatture Elettroniche e dei i documenti a corredo, anche con sistemi di workflow per ottimizzare i processi di business.
Qual è il valore aggiunto delle vostre soluzioni?
La soluzione Siav rappresenta un’esclusiva nel mercato, perché permette la gestione unificata di tutte le fatture in una logica multicanale e multiformato (SdI, Pec, mail, portale e ulteriori canali custom in base alle esigenze dei clienti), automatizzando e monitorando le regole di lavorazione, di invio e di ricezione di ciascun canale. Le numerose funzionalità dedicate alla B2B la rendono efficiente e completa anche in caso di grandi volumi scambiati. Al contempo, la logica documentale e multicanale consente una gestione unificata di tutte le fatture, dei documenti correlati (come ad esempio ordini, Ddt, offerte, contratti) e degli adempimenti, creando un repository integrabile con gli Erp e in grado di governare tutti i processi in digitale, dai workflow approvativi alla condivisione tramite task collaborativi alla pubblicazione su portale documentale, ai servizi di conservazione digitale
La fatturazione elettronica è anche un modo diverso di lavorare e di organizzare le attività. Come si stanno muovendo le aziende?
A proposito di orientamenti del mercato, è interessante notare che i dati dell’Osservatorio del Politecnico di Milano evidenziano come non esista una scelta prioritaria da parte delle aziende, che nella medesima quantità optano per le soluzioni on premises e in outsourcing, indipendentemente dalla dimensione del business. Ma lo scenario più diffuso, adottato dal 50% delle imprese, prevede una soluzione ibrida in-house/outsourcing. La medesima distribuzione vale anche per i clienti di Siav, a differenza di quanto avvenuto con la Fattura PA, che era in grande maggioranza erogata in outsourcing. Tale nuovo orientamento sembra evidenziare che le aziende puntano, generalmente non nell’immediato ma in prospettiva, ad una gestione integrata delle fatture elettroniche all’interno dei loro processi di business, mentre la Fattura PA era percepita esclusivamente, o quasi, come l’ennesimo adempimento burocratico, senza alcun effetto positivo sulla efficienza del lavoro.
Quanto impatta la tipologia di servizio adottata – outsourcing o in house – sull’efficienza dei processi?
Ricorrere al servizio in outsourcing semplifica alcuni passaggi inziali (ad esempio non richiede l’accreditamento a SdI), ma d’altro lato può non essere la soluzione più adatta per gestire grossi volumi di fatture e, se non accompagnato da una revisione in chiave digitale dei processi documentali, rischia di far perdere alle aziende il grosso dei vantaggi della fatturazione elettronica, che derivano dall’automazione e integrazione dei processi (eliminazione delle attività di data entry manuale, riconciliazione automatica dei dati, controlli più efficienti). In questo senso, passare ad una soluzione in-house offre numerosi vantaggi: la possibilità di adottare soluzioni di gestione multicanale (canale SdI, cartaceo, mail, Pec, ecc.); di implementare workflow di approvazione o gestione non conformità; di creare integrazioni avanzate con Erp e sistemi locali e documentali; infine l’estensione della gestione digitale all’intero ciclo dell’ordine, con notevoli risparmi e benefici economici.
