La trasformazione digitale ci mette di fronte alla ricerca di sempre nuovi approcci di gestione delle attività quotidiane. Dalle più semplici azioni di copia o stampa ai più complessi processi di gestione dell’informazione e dei dati, ogni azienda si trova di fronte alla necessità di prendere delle decisioni strategiche anche sul fronte della stampa interna. Una delle più importanti scelte delle aziende di dimensioni medio-grandi, siano essere pubbliche o private, riguarda la presenza di un vero e proprio Centro Stampa Interno o Crd (Corporate Reproduction Department).
Un’indagine Canon, svolta nel 2020, ha evidenziato le maggiori sfide e opportunità offerte da questo tipo di asset interni all’azienda. Le nuove tecnologie che contraddistinguono il mondo della stampa svolgono un ruolo importante per far fronte alle sfide digitali. Ma la tecnologia non è tutto. Deve essere controllata e, di per sé stessa, non crea nuove attività. Piuttosto, apre nuove opportunità che possono essere colte e trasformate in servizi a valore. Per realizzare questo obiettivo, i centri di stampa interni possono organizzarsi e disporre di personale motivato e qualificato, in grado di portare un incredibile supporto all’attività aziendale nel suo complesso.
Il centro stampa interno può essere considerato una rete virtuale capace di creare collaborazione, scambio e standardizzazione con partner interni ed esterni, semplificando alcuni processi e rendendo più sicura la condivisione di informazioni e dati. Per raggiungere la sua massima efficienza il centro deve avere una chiara identità dimostrando le proprie competenze e collaborando con diversi reparti all’interno dell’azienda. La prima cosa da assicurare è che tutti i lavori di stampa vengano affidati ai centri stampa interni che decideranno se elaborarli internamente o affidarli a un’azienda esterna. A questo scopo, potrebbe essere utile lavorare a stretto contatto con l’ufficio acquisti per verificare come vengono assegnati i lavori di stampa all’interno dell’azienda. In ogni caso, è importante che i reparti aziendali siano informati riguardo ai servizi che il centro stampa può offrire.
Si tratta di un processo che deve avvenire i due direzioni, non solo i dipendenti di un’azienda devono essere a conoscenza dei possibili servizi offerti dal centro stampa, ma lo stesso centro deve attivarsi per farsi conoscere dalla popolazione aziendale e, deve prima di tutto, conoscere i propri clienti interni e le loro esigenze.
Marketing in-house
Proprio con lo scopo di far conoscere al meglio i propri servizi all’interno dell’azienda i centri stampa interni devono promuovere proattivamente la propria immagine. Se non pubblicizzano attivamente la propria attività, sarà difficile per loro posizionarsi proattivamente ed essere notati. Possono fare tutto questo attraverso delle azioni di marketing interne come la redazione e pubblicazione di un catalogo prodotti, la creazione di un elenco di precedenti clienti interni e di clienti potenziali, un open day nel centro stampa interno e molto altro. La cosa importante è che riescano a diventare un partner riconosciuto e affidabile all’interno dell’azienda per tutti i processi di stampa e gestione dei documenti.
Nuove sfide per i centri stampa interni
Se e quali nuove aree di responsabilità possano essere assunte da un centro stampa interno dipende dalle condizioni del centro e dell’azienda.
Nascono nuove opportunità quando il centro stampa deve ancora esprimere tutto il proprio potenziale in termini di capacità, funzionalità, collaborazione con altre unità (es. mailing room, centri di scansione e logistica). Per fare solo alcuni esempi si pensi alle possibilità di trasformare il centro in un asset di consulenza interna durante il processo documentale, oppure come controllore in relazione all’output per documenti della Corporate Identity.
Sviluppare i vantaggi competitivi
I centri stampa interni godono di alcuni vantaggi unici per un’azienda, fra cui: sicurezza, privacy, riservatezza e controllo qualità dei documenti. La semplificazione delle procedure d’ordine e la piena integrazione nei processi aziendali rappresentano ulteriori vantaggi non trascurabili nel momento in cui un’azienda deve prendere la decisione di avere al proprio interno un Crd. È necessario fare appello a questi fattori quale parte integrante di un approccio globale nell’azienda.
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