In-house printing, Dusi (Canon): “Digital skill fondamentali per i centri stampa”

“Le nuove competenze digitali fanno la differenza per un centro stampa e, unite a una attenta programmazione, consentono una miglior comunicazione one2one con i clienti interni e generano nuovi servizi aggiuntivi oltre alla stampa.

In buona sostanza aiutano a fare la differenza e innalzare la qualità del servizio offerto”.  Lo dichiara in un’intervista a CorCom Marco Dusi (nella foto in basso), Product marketing manager business group di Canon Italia, illustrando quali sono i fattori che rendono conveniente a livello aziendale la scelta dell’in-house printing rispetto all’esternalizzazione del servizio. 

Dusi, come sta cambiando il mercato dell’in-house printing e qual è il valore aggiunto che questa scelta può offrire ancora oggi alle aziende?

Insourcing o Outsorcing? Una modalità di lavoro per le aziende che ha sempre vissuto periodi altalenanti, dettata dalle correnti aziendali interne più che da reali esigenze. In alcuni casi il servizio interno viene percepito come un costo, il più delle volte si tratta invece di un vero risparmio. “Stampare internamente” può ridurre l’impatto economico fino al 30%, un dato variabile e crescente in base ai servizi offerti. Secondo un’indagine Canon, il 90% delle aziende intervistate, considera la stampa un fattore critico nei suoi processi aziendali. D’altro canto emerge chiaramente che l’efficienza del centro stampa deve corrispondere alle specifiche necessità interne. Proprio per questo uno degli aspetti fondamentali del nostro lavoro è quello di supportare i nostri clienti in fase di analisi dei processi, consigliarli al meglio sulla base di dati e offrire loro la miglior soluzione per costruire il proprio workflow di lavoro. Selezionare i prodotti di stampa e i flussi operativi più idonei è fondamentale per orientare l’investimento più opportuno, verificando puntualmente i maggiori driver aziendali quali volumi di stampa e livelli di servizio attesi.  

La digitalizzazione è un nemico o un alleato per i centri stampa aziendali? Quali nuove operazioni può gestire l’in-house printing grazie al digitale e come può ampliare il proprio raggio d’azione?

Quando entriamo in contatto con un’azienda per proporre o aggiornare un’attività di stampa interna, suggeriamo di integrare una serie di servizi aggiuntivi che semplifichino e ottimizzino i processi. La digitalizzazione può essere un grande alleato delle aziende e dei centri stampa interni, purchè i dipendenti siano a conoscenza del potenziale di questo asset. E’ importante informare e formare tutto il personale rispetto alle possibilità offerte dal centro stampa in-house. Questo è possibile ad esempio attraverso campagne di marketing e comunicazione interna. 

Il nostro ruolo è sicuramente quello di supportare il Manager responsabile di centro stampa in questa azione, e non solo. Lo affianchiamo con i nostri specialisti nel processo di sviluppo delle capacità e competenze necessarie a rispondere alle necessità dei propri clienti interni, individuandone bisogni ed esigenze primarie, imparando anche ad anticiparle. Un esempio su tutti? Notoriamente le vendite ed il marketing generano circa il 50% delle richieste di materiale stampato di un’azienda. Fondamentale quindi, offrire in modo proattivo nuovi servizi in cui la stampa supporti tutte le fasi della comunicazione, magari proponendo altre e più innovative tipologie di media. Quindi, non solo manuali, brochure, leaflet, ma anche nobilitazione, stampa di banner, poster e rollup. 

Quali sono gli ulteriori obiettivi che si possono raggiungere con l’in-house printing?

I centri stampa evoluti possono porsi obiettivi importanti come quello di catturare i volumi di stampa e i servizi che vengono commissionati all’esterno, razionarli dal punto di vista dei costi e se possibile internalizzarli. Questo approccio può sembrare molto sfidante, ma gli strumenti disponibili oggi, sono molteplici. Parliamo di portali web (internet/intranet) che consentono di sottomettere job di stampa partendo dalla composizione guidata di un documento grazie a template pre-confezionati, oppure utilizzando impostazioni statiche per la ristampa. 

In questo caso, la gestione dei budget distribuiti sui centri di costo viene garantita ed è possibile fissare dei limiti di spesa per dipartimento, includendo l’approvazione del supervisor prima che la commessa venga eseguita. È possibile inoltre, attivare una serie di notifiche sullo stato del servizio richiesto, che seguono passo dopo passo ogni fase della lavorazione, scandendone i tempi, fino ad arrivare alla consegna. Dashboard con grafiche riassuntive e permettono poi un reporting puntale di ogni attività. Non stiamo parlando di impegni economici importanti, ma solo di razionalizzane alcuni investimenti in cui il servizio di stampa è il fulcro dell’attività. Inoltre, possono essere applicate politiche sull’utilizzo di carta green certificata (FSC, PEFC) e sulla riduzione e la gestione degli sprechi.

Inoltre, nell’ottica di riduzione dei costi, non si può sottovalutare la grande opportunità di inserire delle policy di stampa per le macchine situate all’interno degli uffici e dei diversi piani dell’azienda. E’ possibile infatti dirottare verso il centro stampa tutte quelle attività che richiedono un numero di copie particolarmente elevato. Questo comporterà un notevole risparmio poiché le soluzioni del centro stampa offrono un costo pagina estremamente ridotto rispetto a quelle dei desk o dei print corner aziendali. 

I centri stampa nel manifatturiero sono in grado di svolgere compiti “particolari” e importanti?

In alcune installazioni attive presso nostri importanti Clienti, abbiamo soluzioni di stampa on-line o near-line alla produzione. Queste installazioni il più delle volte sono direttamente collegate ai software che gestiscono gli ordini, offrendo così l’opportunità di stampare documenti a corredo, come la manualistica, nella lingua del paese di destinazione dell’ordine ricevuto. Questo azzera l’obsolescenza dei prodotti stampati, ottimizza gli spazi nei magazzini, garantendo al tempo stesso, consegne senza ritardi. Le nostre soluzioni tecnologiche si rendono necessarie proprio in questi segmenti di mercato dove capita spesso di non poter consegnare della merce perché il packaging o i manuali non sono disponibili nella lingua corretta, oppure i manuali non riportano le modifiche effettuate in produzione. 

Il grande valore aggiunto offerto dalla stampa digitale in-house è proprio quello di rispondere in modo puntuale e immediato alle necessità delle realtà in cui è inserita. Il tutto eliminando l’obsolescenza di materiali prestampati e i costi i relativi costi di stoccaggio. 

Torniamo alle competenze del personale dei centri stampa. Quanto sono importanti?

Sono fondamentali, come in qualsiasi ambiente di lavoro! Pensare di ridurre i costi del proprio business scegliendo di non investire in formazione o in personale qualificato, significa correre il rischio, pressochè inevitabile, di non essere pronti ad affrontare il mercato in evoluzione, perdendo opportunità di vendita attuali o future. Inoltre si incorre più facilmente in errori e incapacità di reazione in circostanze critiche.

Non possiamo dimenticare che, ad ogni azione manuale in un processo di stampa, corrisponde a un incremento dei costi di produzione, sia esso un processo di finitura o di iniziale preparazione del file di stampa.

L’automatizzazione di alcuni processi unita alla maggior semplicità dei sistemi di stampa digitale, permettono di ottenere risultati di qualità, minimizzando gli sprechi e disponendo di contenuti sempre aggiornati.

E’ fondamentale che il personale sia preparato per sfruttare al massimo tutte le potenzialità offerte dalle soluzioni di stampa digitali. I sistemi Canon infatti possono lavorare in moltissime modalità, offrendo i massimi livelli di personalizzazione del flusso di lavoro e integrandosi perfettamente nelle diverse strutture di business. Ad esempio è possibile sottoporre un file, ricevuto via web, a diversi gradi di approvazione, manuale o automatica, mandare in stampa l’elaborato e lasciare che la stampante identifichi in automatico i media e le tipologie di finitura più idonee. 

In definitiva la competenza degli operatori, è da ritenere fondamentale per offrire un servizio professionale e per rendere fluidi e competitivi tutti i processi di stampa. Per questo motivo Canon si impegna a offrire formazione ai propri clienti e ai loro operatori  presso la loro sede o direttamente nel Canon Experience Center.

Che connessione si può individuare tra i centri stampa e la formazione aziendale?

Come già anticipato il centro stampa di un’azienda oggi può diventare un hub di servizi, fra cui quello di supporto alla formazione interna.  Il centro stampa, infatti, è in grado di fornire materiale didattico, materiale formativo anche non cartaceo, stampa di attestati di partecipazione, il tutto tracciato e autorizzato, con sistemi di workflow standard o tailored made.

Quali sono in vantaggi che potranno derivare dalla connessione dei centri stampa aziendali con gli ambienti di produzione? C’è una connessione possibile con l’industria 4.0? 

Dato che uno dei requisiti fondamentali per la conformità a Industria 4.0 è il collegamento in rete, confermo che la “connessione” è molto forte. L’opportunità che Industria 4.0 ha offerto fino allo scorso anno e che da quest’anno è diventata Transizione 4.0, permette alle aziende di produzione, di mettere in atto un piano strutturato pluriennale, a cui tutti possono accedere. Transizione 4.0 può offrire crediti d’imposta fino al 40% in cinque anni sull’acquisto di beni strumentali e il 15% in tre anni, sui software di automazione dei processi di stampa. Corre l’obbligo ricordare che tutti i nostri sistemi di stampa colore imagePRESS e mono varioPRINT, unitamente alle nostre soluzioni Prisma, sono conformi ai requisiti dettati da Transazione 4.0. 

Inoltre, per le aziende del sud Italia (Abruzzo, Puglia, Basilicata, Campania, Calabria e Sicilia), si aggiungono ulteriori opportunità e sgravi fiscali. In questo periodo particolare dove ci auguriamo che la ripresa possa avvenire al più preso, Transazione 4.0, può essere una buona opportunità per le aziende che hanno fatto della stampa il loro core business. 

Quanto impatterà l’emergenza coronavirus sul vostro settore?  

Unitamente a questa opportunità messa a disposizione dal Governo con il recente decreto Cura Italia, anche Canon Italia si è strutturata per fare la sua parte. Il nostro principale pensiero è quello di sostenere i nostri clienti e partner in questo momento così complesso, e aiutarli a prepararsi per i prossimi passi della ripresa. Sono allo studio una serie di azioni volte a supportare e agevolare i pagamenti alle aziende che decidono d’investire oggi e piani formativi oltre a supporti di marketing per indirizzarrli nella crescita professionale e nello sviluppo del business.