In Italia centinaia di migliaia di professionisti e titolari di Pmi posseggono la firma digitale, ma si tratta di uno strumento attivato il più delle volte per ottemperare a un obbligo di legge piuttosto che per creare valore ed efficienza nei processi di business.
Quali sono gli elementi mancati fino a oggi perché si trasformasse in una risorsa realmente utile alle organizzazioni? Dotazioni tecnologiche e infrastrutturali sufficientemente diffuse per creare una cultura della dematerializzazione e soprattutto un’esperienza d’uso talmente intuitiva da competere con la pratica consolidata del cartaceo.
Sfruttando l’emergenza di questi fattori InfoCert punta ora a cambiare le regole del gioco introducendo Dike GoSign, una piattaforma disponibile on premise e in cloud che consente di firmare (o richiedere la firma per) documenti con valore legale direttamente online e da qualsiasi dispositivo. GoSign nasce dalla partnership di InfoCert con Eco-Mind, sfociata poi nell’acquisizione della startup circa un anno fa. Il target di riferimento della nuova offerta è costituito da aziende di livello enterprise, pubblica amministrazione, ma soprattutto Pmi e liberi professionisti, a partire da avvocati e commercialisti.
“Gli analisti ritengono che il mercato della firma digitale abbia raggiunto solo il 20% del proprio potenziale in Europa, e che fino al 2020 è prevista una crescita del giro d’affari del 35% anno su anno”, spiega Danilo Cattaneo, Amministratore Delegato di InfoCert. “Una spinta che deriva anche dall’introduzione, lo scorso luglio, del regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature, ndr), che rende davvero possibile il mercato digitale unico nel Vecchio Continente: ora le soluzioni che hanno valore legale in Italia lo hanno anche nel resto d’Europa. E questo rappresenta un enorme vantaggio per l’evoluzione digitale dei clienti che puntano sull’internazionalizzazione”.
Come funziona GoSign? In pratica è una trasposizione su Pc, tablet e smartphone del classico libro firme. Gli utenti registrati hanno la possibilità di redigere un documento a partire da strutture predefinite utilizzando il software per personalizzare gli spazi dedicati alle firme, alle sigle o alle note. Una volta scelto il tipo di firma elettronica desiderata (a seconda del grado di robustezza legale che si vuole conferire al documento), si invia il file agli indirizzi e-mail delle persone che devono leggerlo e approvarlo. Non è necessario aver attivato un account GoSign per ricevere e firmare il documento: il sistema reindirizza automaticamente l’utente, dopo averlo identificato tramite un token, a un template online che gli permette di interagire con il foglio elettronico. Il mittente viene allertato dell’operazione compiuta e può gestire sulla propria dashboard le pratiche chiuse e quelle ancora da gestire. Il software funziona anche in assenza di connettività: registra le operazioni svolte e poi le sincronizza con il sistema centrale non appena è di nuovo disponibile la rete.
Secondo InfoCert lo strumento troverà applicazione sia nel back-end (rapporti di fornitura e procurement, funzioni HR e processi di approvazione) che nel front-end (acquisizione e contrattualizzazione dei clienti, specialmente in settori delicati come quello finanziario) delle imprese, semplificando sia il versante B2B che quello B2C.
Tra le organizzazioni che hanno già adottato GoSign c’è Barilla, che necessitava per l’appunto di un sistema di approvazione capace di superare le barriere geografiche che separano attività e procuratori a cavallo di Italia, Svezia, Germania, Francia, Usa e Grecia, dove il gruppo detiene decine di realtà produttive e sedi commerciali.
“La scintilla che ci ha portato alla realizzazione della piattaforma è partita nel 2014, quando abbiamo deciso di rivoluzionare il modo di fare acquisti tra richieste, ordini, contratti, assetto organizzativo, nuovi ruoli e strumenti per dare vita a un processo tracciabile ed efficiente”, dice Alberto Maldino, Group Digital & Business Technology di Barilla. “Una trasformazione parallela alla spinta impressa dal progetto ‘Barilla goes digital’, che attraversa tutti gli ambiti aziendali. Le esigenze si sono fuse generando la necessità di gestire in maniera agile documenti digitali che fossero anche validi legalmente”. Elena Cortesi, IT Business & Process Support di Barilla, aggiunge che il progetto, unificando e omogeneizzando anche tutte le modalità di firma, ha comportato una notevole abbreviazione dei tempi di attraversamento dei processi di approvazione oltre a un sensibile incremento della compliance. “Fino al roll out della piattaforma, rispondere ai requisiti normativi significava far viaggiare i documenti per posta ordinaria”.
