Internet è ormai il principale strumento di comunicazione di massa: le opportunità offerte dalla rete consentono infatti di raggiungere livelli di visibilità precedentemente impensabili. I siti web sono quindi diventati fondamentali per il marketing aziendale, ma hanno anche assunto il ruolo di primario strumento per l’azienda al fine di assicurare trasparenza, rinforzare e preservare la reputazione d’impresa e la fiducia del pubblico, nonché contribuire alla creazione e al consolidamento di valore.
Per prevenire e gestire il rischio di non-conformità alle norme e di conflitti di interesse, è perciò fondamentale una valutazione dei contenuti del sito web aziendale.
A tal fine, è quindi opportuna un’analisi che tenga conto dei dati che devono obbligatoriamente essere pubblicati sul sito, del rispetto della normativa e delle indicazioni del Garante in materia di privacy, nonché dell’ottemperanza alla disciplina in materia di diritto d’autore e marchi d’impresa.
DATI OBBLIGATORI
La tipologia di dati che è obbligatorio pubblicare sul sito web aziendale (e sui vari canali social per le società di capitali) varia a seconda della tipologia di assetto.
Le società di capitali devono esporre sul sito web e sui vari canali social: denominazione completa; sede legale; partita IVA (che deve obbligatoriamente essere presente nella home page del sito); Codice Fiscale; provincia dell’ufficio registro di iscrizione e numero REA; capitale sociale (importo e quota versata); eventuale stato di liquidazione; eventuale stato di società uni personale; eventuale società o ente di direzione e coordinamento alla quale è soggetta; l’indirizzo PEC (posta elettronica certificata).
In relazione, invece, alle società di persone l’unico obbligo normativamente imposto riguarda la pubblicazione della partita IVA almeno in home page. Tuttavia, per questioni di trasparenza, potrebbe essere opportuno valutare la pubblicazione anche di tutti gli altri dati obbligatori per le società di capitali.
In tutti i casi, i dati per cui è obbligatoria la pubblicazione devono essere resi disponibili in una pagina facilmente raggiungibile dall’utente del sito, e devono essere riportati anche negli atti e nella corrispondenza, comprese le e-mail (ad esempio nella firma), oltre che sui documenti fiscali e contabili.
PRIVACY
Quando la navigazione di un sito comporta il trattamento di dati personali dell’utente, deve essere pubblicata in una pagina facilmente raggiungibile l’informativa privacy di cui al D.Lgs.196/2003 (Codice Privacy). Inoltre, a seconda delle modalità e delle finalità (ad es. per l’invio di comunicazioni commerciali) può essere necessario anche richiedere esplicito consenso al trattamento.
A decorrere dal Giugno del 2015, è inoltre obbligatorio informare l’utente del portale web in merito alla presenza ed all’utilizzo di eventuali cookies che memorizzano i dati di navigazione, compresi i cookies tecnici (che servono solamente a raccogliere dati a scopo tecnico e di fruizione di un sito). Inoltre, in relazione a determinate categorie di cookies (ad es. quelli di profilazione) è necessario ottenere esplicito consenso.
In ogni caso, il Garante Privacy ha stabilito che, nel momento in cui un utente accede ad un sito web, deve comparire sulla pagina visualizzata (sia essa la home page, o qualsiasi altra pagina del sito a cui l’internauta può accedere navigando la rete) un banner ben visibile contenente indicazioni in merito alla presenza di eventuali cookies di profilazione, alla circostanza che il sito consente anche l’invio di cookies di “terze parti” (ossia di cookies installati sul terminale dell’utente da un sito diverso da quello che si sta navigando), nonché un link ad una informativa più ampia con le indicazioni sull’uso dei cookies inviati dal sito e dove sono indicate le modalità per negare il consenso alla loro installazione ed, infine, l’indicazione che proseguendo nella navigazione si presta il consenso all’uso dei cookies ed eventuale tasto di accettazione.
Al gestore del sito è consentito utilizzare un cookie tecnico per tenere traccia del consenso dell’utente, in modo tale da non riproporre l’informativa breve alle successive visite.
COPYRIGHT E MARCHI
I testi pubblicati sui siti internet, nonché eventuali immagini e contenuti multimediali sono tutelati dal diritto d’autore. Qualora i relativi diritti di sfruttamento siano di privativa del proprietario del sito web, al fine di impedirne un uso non autorizzato da parte di terzi sarebbe opportuno inserire uno specifico disclaimer sul portale. Tuttavia, la mancata presenza di tale indicazione, non autorizza terzi ad utilizzare liberamente opere protette da copyright. Lo stesso vale in relazione ad eventuali marchi d’impresa presenti sul sito. Discorso diverso per quanto riguarda le fotografie pubblicate on-line. In tal caso, infatti, la legge sul diritto d’autore prevede che la riproduzione non autorizzata della fotografia è abusiva se sulla stessa non sono riportati (anche tramite digital watermarks) il nome dell’autore e l’anno di produzione, a meno che non sia provata la malafede del riproduttore.
Se, invece, si intendono utilizzare per il proprio sito web opere di terzi, è opportuno assicurarsi di avere le relative autorizzazioni. Il sito web è ormai la principale vetrina di un’impresa, ed ha quindi un rilevante impatto sul cliente esterno. L’utilizzo di un portale web, non conforme alla normativa, presenta quindi un alto rischio reputazionale. La legal compliance dei siti web aziendali è pertanto uno strumento fondamentale per consolidare la credibilità d’impresa e la fiducia del pubblico, e conseguentemente il valore aziendale.
