Risparmi per oltre due milioni di euro l’anno con la Pec. Succede alla Farnesina, dove dall’introduzione della Posta elettronica certificata è stato possibile abbattere i costi legati a spese postali e corrieri diplomatici. “Per noi è stato un potente fattore di dematerializzazione delle procedure e di digitalizzazione dei servizi, che ci ha consentito di risparmiare oltre due milioni di euro l’anno”, sottolineano dalla segreteria generale del ministero, ricordando che la Pec è stata adottata come strumento previsto dal Codice di amministrazione digitale già a partire dal 2008. E che si tratti di un utilizzo sistematico lo testimoniano alcuni dati ufficiali relativi al 2011 e diffusi dal dicastero. Le caselle Pec attive sono 646, i messaggi inviati con posta elettronica certificata hanno raggiunto quota 766mila, mentre quelli in arrivo si attestano sugli oltre 320mila. Per un totale di quasi 1,1 milioni di Pec all’attivp, con evidenti risparmi per le casse del ministero, impegnato, come altre amministrazioni, nella definizione di una spending review che punta ad una revisione globale in tutta la rete diplomatico-consolare.
La diffusione della Pec è solo una parte del lavoro avviato dalla Farnesina verso l’approdo digitale. Il ministero si è aggiudicato un riconoscimento Smau Innovazione Ict 2012 nella categoria “Fatturazione elettronica e de materializzazione” grazie ad un progetto denominato “@doc”, nell’ambito del quale è stata realizzazione una piattaforma informatizzata per la gestione dei documenti prodotti dall’amministrazione. In una prima fase, è stata creata un’Area organizzativa omogenea (Aoo), unica per tutto il ministero, informatizzando gli archivi e adottando un sistema di regole per la gestione integrata. Una vera rivoluzione se si pensa che solo fino a poco tempo fa, ogni documento cartaceo una volta prodotto, doveva passare al vaglio di un revisore per la correzione, quindi essere formalizzato da una segreteria, firmato da un dirigente, protocollato da un archivista ed inviato.
Con il nuovo sistema, il ciclo è stato completamente digitalizzato attraverso la definizione di procedure qualificate. Nel dettaglio, ogni procedura indica una sequenza temporale di azioni con tutti i percorsi possibili, che consente di rintracciare, in qualunque momento, i soggetti responsabili dei singoli passaggi. Al termine dell’intero di processo, ogni file prodotto risulterà conforme alle procedure e potrà essere trasmesso in automatico al sistema di invio multicanale, Pec compresa. Evidenti i vantaggi anche sul fronte dell’abbattimento dell’uso della carta e quindi dell’ambiente, con un risparmio di circa 20 milioni di fogli l’anno. Letteralmente crollate, infine, le spese postali, passate da 800mila euro nel 2008 a 83 mila nel 2011, così come i corrieri diplomatici, i cui costi sono passati in quattro anni da più di 2 milioni a 320mila euro.
