Automatizzare i servizi di consegna di pacchi e plichi nelle sedi delle aziende, per fare in modo che i recapiti, una volta giunti al cosiddetto “ultimo miglio”, siano più semplici, rapidi e al sicuro da disguidi. È questo l’obiettivo che ha spinto Revobyte a mobilitare il proprio team di sviluppatori per dare da vita a una nuova soluzione di tracciamento digitale dei pacchi. Che si sia trattato di una scommessa vincente lo dimostra il fatto che il nuovo servizio è stato apprezzato dagli addetti ai lavori, oltre che adottato da una importante multinazionale italiana del mondo del lusso, che ha in questo modo colto l’occasione per razionalizzare uno dei processi interni che nel post pandemia aveva più bisogno di essere modernizzato e digitalizzato.
I fattori di successo: velocità e agilità
“Avevamo l’esigenza di automatizzare e governare il nostro processo di ricezione pacchi, per essere piu efficaci e veloci nei nostri processi interni – spiega il chief information officer del brand che per primo ha adottato la soluzione tailor made di Revobyte – Per questo motivo abbiamo ingaggiato Revobyte che ci ha proposto una soluzione che risponde in pieno alle nostre esigenze interne. La velocità e l’agilità sono state due fattori di successo del progetto”. “Per noi – conclude il Cio – è importante investire nella digitalizzazione dei processi interni offrendo ai nostri dipendenti delle soluzioni digitali con un advanced user experience per semplificare il nostro day by day e creare un ambiente interno confortevole”.
La nascita del progetto
“L’idea ci è venuta mettendo insieme le esperienze raccolte in questo particolare momento storico, con la pandemia ormai alle spalle che ci ha lasciato pessimi ricordi ma anche alcune ricadute positive, come la spinta alla digitalizzazione del Paese – spiega Francesco Sirabella, managing director di Revobyte, system integrator specializzato a 360 grandi nell’information technology – Durante l’emergenza, ad esempio, una grande fetta della popolazione, in Italia e su scala globale, ha preso confidenza con il commercio elettronico e con gli ordini online consegnati a domicilio. Una conseguenza di questa dinamica, una volta che le persone sono tornate in ufficio, è stata quella che sempre più spesso vengono ordinati online prodotti che poi le persone si fanno consegnare sul posto di lavoro. Una circostanza che, soprattutto nelle realtà più grandi, sta provocando più di qualche difficoltà ai servizi di reception. La nostra idea è stata di trovare una soluzione per digitalizzare e automatizzare queste procedure, con consegne celeri e sempre tracciabili, evitando smarrimenti o ritardi nei recapiti varcata la soglia della sede aziendale”.
La reazione e i feedback del mercato
La soluzione è stata disegnata dagli sviluppatori di Revobyte su misura per le esigenze di un grande cliente, un’azienda multinazionale con base in Italia leader del settore del lusso, che gestisce ogni giorno la distribuzione di 200 plichi tra i propri 500 dipendenti: la velocità di queste operazioni è spesso cruciale per il corretto svolgimento del business. “Non avendo trovato sul mercato un prodotto che la soddisfacesse, l’azienda si è rivolta a noi – spiega Sirabella – e seguendo le loro indicazioni abbiamo creato un’applicazione web personalizzata e all’avanguardia, che punta molto sull’utilizzo dei dispositivi mobili. I risultati sono stati un elevato livello di operatività, tempi di consegna notevolmente ridotti, azzeramento degli smarrimenti. Che si tratti di una buona soluzione ce lo ha dimostrato anche il fatto che la voce si è sparsa, e che siamo stati contattati da altre organizzazioni, anche nel settore pubblico, interessate al nostro prodotto”.
I benefici per le aziende
Il processo di realizzazione della soluzione messa a punto da Revobyte è stato condotto in modalità Agile, con il coinvolgimento e la collaborazione costante con il cliente: “Per ripercorrere in sintesi quali sono stati i benefici dell’implementazione di questa soluzione, partirei dall’automazione totale delle attività manuali, che ha consentito una maggiore efficienza e la possibilità per il personale di concentrarsi su attività a più alto valore aggiunto – afferma Sirabella – Significativo anche l’approccio ‘mobile’, che consente di gestire le fasi di lavorazione semplicemente attraverso smartphone o palmari servendosi di un sistema di codici a barre, dalla ricezione alla giacenza, fino alla consegna. Per la tracciabilità, inoltre, il sistema prevede che il destinatario confermi l’avvenuta ricezione del plico attraverso la firma digitale, senza quindi necessità di dover andare di persona a ritirare il pacco. La completa digitalizzazione del processo di consegna, inoltre, consente al management di rimanere al corrente in tempo reale dell’andamento dei processi. Da non sottovalutare, infine, il fatto che attraverso questo modello di tracciamento diventa impossibile smarrire i plichi”.
Le possibili nuove applicazioni del sistema
La soluzione messa a punto da Revobyte è mirata per le esigenze della gestione della posta interna per organizzazioni pubbliche e private con molti dipendenti, un settore che spesso è ancora gestito con approccio “manuale” o con sistemi informatici non evoluti. “A dimostrare il fatto che si tratti di una soluzione innovativa c’è il fatto che i nostri clienti si siano rivolti a noi dopo un’attività di scouting sul mercato che non aveva prodotto risultati accettabili – argomenta Sirabella – Altro aspetto importante è l’adozione di un approccio “software-as-a-service, che garantisce agilità, flessibilità e scalabilità della soluzione, che può essere adattata nei dettagli alle esigenze dei singoli clienti, senza problemi di assistenza e manutenzione tipici dei sistemi informatici locali, riducendo quindi il carico di stress sul reparto IT”.
“L’architettura della soluzione è modulare e flessibile, e questo consente il massimo adattamento a ogni genere di realtà aziendale e settore di mercato – conclude il managing director di Revobyte – Si tratta in sostanza di una soluzione che, grazie a tecnologie standard e alla modalità SaaS, può essere facilmente replicata in altre organizzazioni che vogliano migliorare la gestione della posta interna. Durante la configurazione dell’applicazione, infatti, diverse funzionalità possono essere attivate o disattivate in base alle esigenze del cliente. Abbiamo in mente e stiamo già lavorando all’idea di applicare questo modello anche ad altri settori di business diversi dalla gestione della posta ma che hanno in comune con quest’ultimo l’esigenza di tracciabilità”.
