Abbattere i costi operativi, migliorare il controllo delle spese, avviare un processo integrato per il rimborso delle trasferte: addio gestione cartacea, benvenuta contabilità dematerializzata. Lo scorso 21 luglio l’agenzia delle Entrate, tramite la risoluzione 96/E/2017, ha dato il via libera alla conservazione soltanto elettronica dei giustificativi di spesa, offrendo così l’opportunità alle aziende di compiere un importante passo avanti sulla strada della digitalizzazione delle note spese dei dipendenti.
Con questo intervento, l’Agenzia si rivolge direttamente ai datori di lavoro, chiarendo loro che d’ora in avanti sarà possibile trasformare i documenti analogici in documenti informatici (al termine dei processi di pagamento delle singole trasferte) a patto che non si tratti di documenti analogici “unici”. In questo caso, affinché la dematerializzazione sia valida ai fini fiscali, è necessario il benestare di un pubblico ufficiale.
D’altronde, il “passaggio al digitale” da parte di chi si occupa dell’amministrazione in azienda è già favorito dalle tante soluzioni innovative presenti sul mercato. Una di queste è Soldo Business tramite cui è possibile aprire un conto spese multiutente, oltre che gestire in maniera del tutto digitale la documentazione relativa alla gestione delle uscite dei dipendenti, per esempio fotografando le ricevute e conservandone una copia per la contabilità. È in questo modo che il processo di trasformazione digitale, strumento chiave per lo sviluppo e la crescita del business di molte società, entra nel vivo dei meccanismi aziendali
Tornando alla decisione dell’Agenzia, nel dettaglio le tappe più significative dell’intervento sul tema sono quattro: 1) formazione del giustificativo informativo (il dipendente fotografa il documento tramite smartphone o tablet), 2) Formazione della nota spese (il dipendente forma la nota spese, accedendo con id e password, direttamente sul proprio sistema e aggiungendo una firma elettronica); 3) Controllo, approvazione e conservazione delle spese; 4) Eliminare i giustificativi in formato analogico al termine dell’intero processo.
