Smart working, una definizione e cosa prevede la Legge 81 del 2017
La Legge n 81 del 2017 “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”, ha messo nero su bianco ambiti di applicazione del lavoro agile. Stesso stipendio, parità contrattuale e diritto alla disconnessione i punti chiave.
Che cos’è il lavoro agile
Secondo la Legge 81/2017 il lavoro agile è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa” questo “allo scopo di incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro. La prestazione lavorativa viene eseguita in parte all’interno di locali aziendali e, senza una postazione fissa, in parte all’esterno – specifica ancora l’articolato – entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva. Con questa definizione si specifica la diversità con il telelavoro.
Smart working, la responsabilità del datore di lavoro
Secondo la Legge 81/2017 il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per lo svolgimento dell’attività lavorativa e che gli incentivi fiscali e contributivi eventualmente riconosciuti in relazione agli incrementi di produttività ed efficienza del lavoro subordinato sono applicabili anche quando l’attività lavorativa sia prestata in modalità di lavoro agile. Le norme sono applicabili anche alla PA.
La retribuzione in modalità smart working
Lo stipendio e il trattamento normativo del lavoratore agile fanno riferimento al contratto collettivo e, quindi, non a quello aziendale. Il testo originario del provvedimento prevedeva che “il lavoratore che svolge la prestazione in modalità agile ha diritto a un trattamento economico e normativo non inferiore a quello complessivamente applicato nei confronti dei lavoratori che svolgono le medesime mansioni esclusivamente all’interno dell’azienda”. L’emendamento Pd chiarisce che queste condizioni sono quelle stabilite dal contratto collettivo. L’accordo relativo alla modalità di lavoro agile è stipulato per iscritto “ai fini della regolarità amministrativa e della prova”. Inoltre, al lavoratore che svolge la prestazione in modalità di lavoro agile ha diritto a un trattamento economico e normativo non inferiore a quello complessivamente applicato nei confronti dei lavoratori che svolgono le stesse mansioni esclusivamente all’interno dell’azienda. L’accordo sul lavoro agile può essere a termine o a tempo indeterminato. Il recesso è ammesso, nell’ipotesi di giustificato motivo, anche per l’accordo a termine.
Con lo smart working si guadagna di meno?
No. La retribuzione però non viene più modulata sulla base dell’orario di lavoro ma dell’obiettivo lavorativo fissato con il datore. Lo smart working è un approccio all’organizzazione del lavoro orientato a generare maggiore efficienza ed efficacia nel raggiungimento dei risultati lavorativi attraverso una combinazione di flessibilità, autonomia e collaborazione, parallelamente all’ottimizzazione degli strumenti e degli ambienti di lavoro per i lavoratori.
Come viene garantita la sicurezza per i lavoratori in smart working
Il datore di lavoro deve garantire la salute e la sicurezza del prestatore di lavoro agile e consegnare al dipendente, nonché al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, con cadenza almeno annuale, un’informativa scritta, nella quale siano individuati i rischi generali e quelli specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro. Non è prevista una sanzione specifica per il mancato rispetto dell’obbligo. Il lavoratore ha poi diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro occorsi durante il normale percorso di andata e ritorno dal luogo di abitazione a quello prescelto per lo svolgimento della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali.
Quanti giorni si può lavorare in smart working?
La quantità di tempo (giorni) in cui lavorare in telelavoro dipende dal tipo di accordo stipulato fra le parti. Ad oggi ci sono aziende che consentono il lavoro a distanza, ossia non presso la sede aziendale, per uno-due giorni a settimana. Ma dipende dal ruolo ricoperto.
Con lo smart working si è sempre raggiungibili dal datore di lavoro?
Secondo la proposta Sacconi è necessario che le parti (dipendenti e datore di lavoro) definiscano delle fasce orarie di disconnessione, altrimenti il rischio è che il lavoratore diventi “schiavo” della connessione permanente. Diverse grandi aziende tedesche e francesi hanno già raggiunto accordi per evitare il fenomeno dell’always on – Volkswagen, Bmw, Henkel, Axa France, Orange – e in Francia si sta discutendo di inserire il diritto alla disconnessione nell’ordinamento. Il tema è tanto attuale quanto delicato, non può essere lasciato alla improvvisazione.
Quanto si risparmia con lo smart working
Per molte aziende lo smart working (così come anche il coworking) può rappresentare un modo di tagliare costi. Ad esempio quelli legati alle sedi aziendali e di conseguenza ai costi di gestione delle stesse – si pensi ai risparmi legati ad esempio alle spese energetiche connesse all’illuminazione dei locali, alla climatizzazione estiva e invernale, alla gestione delle mense aziendali, alla pulizia.
Gli smart worker in Italia
Nel 2018 i lavoratori dipendenti che grazie a strumenti digitali adatti allo scopo godono di flessibilità e autonomia nella scelta dell’orario e del luogo di lavoro sono 480 mila, in crescita del 20%. Una popolazione che si ritiene più soddisfatta dei lavoratori tradizionali sia per l’organizzazione del lavoro (39% contro il 18%) che nelle relazioni con colleghi e superiori (40% contro il 23%). Sono le prime evidenze emerse dall’ultima ricerca dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano. Oltre una grande impresa su due (il 56% del campione) ha avviato progetti strutturati di Smart Working, adottando modelli di lavoro che introducono flessibilità di luogo, orario e promuovendo la responsabilizzazione sui risultati (erano il 36% un anno fa). A queste, bisogna aggiungere un ulteriore 2% che ha realizzato una qualche iniziativa informale e l’8% che prevede di introdurre progetti nel prossimo anno, per cui complessivamente circa due grandi aziende su tre stanno già sperimentando una qualche forma di Smart Working. Il 59% delle grandi imprese ha introdotto nuove tecnologie digitali per supportare i progetti di Smart Working, mentre nel 27% delle imprese gli Smart Worker erano già dotati delle tecnologie necessarie. È quanto emerge dal sondaggio su un campione di 183 imprese con più di 250 addetti.
Secondo un’indagine condotta da InfoJobs entro il 2020 lo smart working sarà realtà per il 51% delle aziende italiane. Ad oggi, il 39% delle aziende ha implementato politiche di smart working. Di queste, il 27% lo ha attivato solo per alcune aree funzionali, mentre per il 12% coinvolge tutti i dipendenti. C’è poi un 12% di imprese che ne prevede l’introduzione entro due anni. Lo smart working è visto anche come una leva strategica per attrarre nuovi talenti (79%) che lo vedono come un elemento differenziante nel 37% dei casi o comunque come un incentivo su cui far leva insieme anche ad altri elementi quali il grado di responsabilità e le condizioni economiche nel 42%.
I pro dello Smart Working: più produttività meno assenteismo. E si risparmia sui costi
Secondo Mariano Corso, Responsabile scientifico dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano “i benefici economico-sociali potenziali dell’adozione di modelli di lavoro agile sono enormi. Si può stimare un incremento di produttività del 15% per lavoratore, una riduzione del tasso di assenteismo pari al 20%, risparmi del 30% sui costi di gestione degli spazi fisici per quelle iniziative che portano a un ripensamento degli spazi di lavoro e un miglioramento dell’equilibrio fra lavoro e vita privata per circa l’80% dei lavoratori.
I contro dello Smart Working: senso di isolamento e criticità sulla condivisione delle informazioni
L’unico aspetto su cui pochi manager (11%) dichiarano un impatto negativo è la condivisione delle informazioni. Ma i benefici riguardano anche la riduzione dei costi di gestione degli spazi fisici in termini di affitti, utenze e manutenzioni, con il 30% di risparmi nelle aziende che hanno ripensato la struttura degli spazi, e il work-life balance, con almeno l’80% dei dipendenti di imprese con progetti di Smart Working che hanno ottenuto un migliore equilibrio fra vita professionale e privata. Fra le criticità la più frequente è la percezione di un senso di isolamento circa le dinamiche dell’ufficio (18%), seguita dal maggiore sforzo di programmazione delle attività e di gestione delle urgenze (16%). Altre difficoltà sono legate alle distrazioni esterne, come la presenza di altre persone nel luogo in cui si lavora (14%), alla necessità di frequenti interazioni di persona (13%) e alla limitata efficacia della comunicazione e della collaborazione virtuale (11%). Sono pochissimi, inoltre, gli Smart Worker che incontrano difficoltà nell’uso delle tecnologie legate al lavoro agile. Una buona percentuale di lavoratori agili (14%) non percepisce alcuna criticità.
Lo smart working nella Pubblica amministrazione italiana
L’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano ha effettuato una prima analisi sull’uso dello smart working da parte delle pubbliche amministrazioni: calcolando un campione di 358 PA con più di dieci addetti, si registra una leggera crescita nella diffusione di progetti di Smart Working rispetto alla scorsa rilevazione: l’8% che ha già avviato progetti strutturati (contro il 5% del 2017), l’1% ha attivato iniziative informali e un altro 8% prevede progetti dal prossimo anno. Otto amministrazioni su dieci, però, sono ancora ferme: il 36% non ha attivato alcun progetto di Smart Working anche se è probabile la sua introduzione in futuro, il 38% è incerta e il 6% non è interessata. Il principale ostacolo indicato è la difficile applicazione del modo di lavorare alla propria realtà (49%). Tra gli altri ostacoli all’avvio dei progetti, segnalati da meno del 27% del campione, le procedure burocratiche ritenute troppo complesse, la limitata conoscenza degli approcci per l’introduzione dello Smart Working, la mancanza di consapevolezza dei benefici ottenibili e le attività poco digitalizzate.
Smart working e processi data driven sono i punti salienti della svolta 4.0 della PA analizzati nell’Annual Report realizzato da FPA.
Il progetto Lavoro Agile per le PA
Il progetto di Lavoro Agile promosso del Dipartimento per le pari opportunità della presidenza del Consiglio dei ministri ha l’obiettivo di diffondere lo smart working anche nella Pa, dove oggi stenta ancora a decollare. “Nel privato il lavoro agile è molto diffuso e i risultati sono ottimi, sia in termini di conciliazione che di produttività – afferma Monica Parrella, direttrice dell’Ufficio per gli interventi in materia di Parità e Pari Opportunità di Palazzo Chigi – Nel pubblico impiego c’è una normativa che impone di garantire almeno al 10% del personale di poter fare il lavoro agile. Piano piano le amministrazioni lo stanno sperimentando ma è chiaro che le cose non succedono se semplicemente c’è una norma, occorre una cultura favorevole”.
A partire da novembre 2018 una quindicina di dipendenti della Regione Veneto sperimentano il lavoro agile nel’ambito del progetto VeLa, approvato con un provvedimento portato dal vicepresidente Gianluca Forcolin insieme all’assessora al lavoro Elena Donazzan, che vede il finanziamento dell’Unione Europea per 700 mila euro e si colloca nell’ambito del programma Open Community 2020.
Il progetto di Poste sullo Smart Working
Poste Italiane apre la strada allo smart working, e avvia una sperimentazione che fino al 31 marzo 2020 coinvolgerà circa 300 lavoratori. Questo sarà possibile grazie all’intesa che l’azienda ha appena raggiunto con i sindacati, e che i rappresentanti dei lavoratori definiscono come un “importante e innovativo accordo in tema di lavoro agile”. Secondo i termini dell’accordo i lavoratori che usufruiranno dello smart working si vedranno garantite identiche condizioni economiche e normative sia per i part time che full time, oltre alla corresponsione di premi di risultato, buoni pasto, copertura per infortuni e diritti sindacali. A ciò si aggiunge la priorità di accesso per le lavoratrici dopo il periodo di maternità ed i lavoratori con figli gravati da disabilità, attraverso la prestazione in lavoro agile di un giorno a settimana.
Smart working, i risparmi per le aziende
Secondo le stime di Telework Research Network il ricorso al lavoro agile determina una riduzione dei costi vivi sugli spazi fisci (affitti, utenze, manutenzioni) pari al al 30% con un risparmio fino a 10mila. Mentre secondo i dati di Variazioni, per ogni settimana si può quantificare un ulteriore risparmio di 500 euro a singolo dipendente tra buoni pasto ed indennità varie che vengono meno.
Smart working, quanto ha risparmiato la PA
Lo smart working ha permesso allo Stato di risparmiare oltre 50 milioni di euro. Il motivo? Moltissimi servizi per i dipendenti della pubblica amministrazione vengono meno se questi lavorano dal proprio domicilio. A cominciare, ad esempio, dai buoni pasto. I numeri li ha rilasciati il Dipartimento della Funzione Pubblica. Si tratta, per la precisione, di 53 milioni di euro: nella misura di 18 milioni di euro dallo straordinario non svolto; nella misura di 35 milioni di euro dai buoni pasto non goduti. L’intenzione del governo è rendere il lavoro agile modalità ordinaria nella PA anche nel post-pandemia. In questo contsto va letta l’istituzione dei Pola (Piani organizzativi del lavoro agile).
Smart working, cos’è il Piano Organizzativo del Lavoro Agile (Pola)
Il Pola (Piani operativi del lavoro agile) è uno strumento previsto dal decreto Rilancio. Il provvedimento stabilisce che entro il 31 gennaio di ciascun anno le amministrazioni pubbliche debbano redigere, sentite le organizzazioni sindacali, il Piano organizzativo del lavoro agile. Il Piano deve individuare le modalità attuative per almeno il 60% dei dipendenti che si può avvalere di questa modalità.
Il Pola deve inoltre definire le misure organizzative, i requisiti tecnologici, i percorsi formativi del personale, anche dirigenziale, e gli strumenti di rilevazione e di verifica periodica dei risultati conseguiti, anche in termini di miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dell’azione amministrativa, della digitalizzazione dei processi, nonché della qualità dei servizi erogati, anche coinvolgendo i cittadini, sia individualmente, sia nelle loro forme associative.
In caso di mancata adozione del Pola, lo smart working si applica almeno al 30% dei dipendenti, ove lo richiedano. E’ istituito presso la Presidenza del Consiglio un osservatorio del funzionamento e dell’organizzazione dello smartworking nel settore pubblico, col compito di monitorare e promuovere l’efficienza del funzionamento del lavoro agile.
Smart working e congedi, ecco come funziona
Il nuovo testo del decreto Ristori 1 licenziato dal Senato, che ingloba il Ristori bis, delinea il quadro di misure destinato alle famiglie con figli in età scolare.
Prima del Ristori 1, per i lavoratori dipendenti genitori di under 14, c’è la possibilità di attivare lo smart working o di fruire di un congedo indennizzato al 50% della retribuzione se il figlio viene messo in quarantena a seguito di un contatto con un positivo al Covid-19 avvenuto a scuola. Ma anche nel caso in cui il contagio sia avvenuto praticando attività sportive.
Il decreto Ristori 1 ha innalzato l’età limite dei figli a 16 anni. Fino a 14 anni i genitori che non operano in lavoro agile hanno diritto al congedo indennizzato al 50%, oltre i 14 e fino a 16 ci si può astenere dall’attività senza stipendio e indennità ma con diritto alla conservazione del posto di lavoro.
Smart working o congedo sono attivabili, in alternativa, da uno solo dei genitori conviventi con il figlio a meno che l’altro genitore a sua volta si debba prendere cura di figli avuti in un altro rapporto.
Articolo originariamente pubblicato il 29 Dic 2020
