Come ridurre i costi IT aziendali infliggendo il minor danno alla salute a medio e lungo termine dell’azienda? E’ la domanda cui Gartner tenta di dare risposta con un vademecum elaborato per le aziende che, tra investimenti e minacce di recessione, si trovano a far fronte da un lato alla richiesta di risparmi a breve termine sull’IT, e dall’altro all’intenzione di implementare una tecnologia a lungo termine per creare un vantaggio competitivo.
Secondo Gartner, mentre la maggior parte dei Cfo si è affidata a una strategia concentrata sui prezzi per compensare l’inflazione, ben il 39% di loro si concentrerà sul taglio dei costi se l’inflazione rimarrà costantemente alta nel 4Q22. Ciò si trasformerà presto in richieste esplicite di una rapida riduzione dei costi. Che fare dunque? “Gartner consiglia alle organizzazioni di adottare un approccio strutturato e programmatico alla gestione dei costi“, afferma Chris Ganly , Vp analyst di Gartner. “ Le nostre indagini mostrano infatti che le organizzazioni che si ostinano a investire strategicamente in tempi difficili maggiori hanno probabilità di emergere come leader. Ma a volte, i tempi difficili chiedono azioni difficili”.
Le dieci regole
“Nonostante l’urgenza e la pressione, fermati e ricorda che non ha molto valore tagliare o interrompere progetti o servizi in cui i costi sono già stati spesi o sostenuti,”, afferma Ganly. “Se tagli in aree dove hai già investito o sei pronto per la consegna, danneggerai la capacità dell’organizzazione di crescere quando le condizioni miglioreranno”. Gartner propone dunque un vademecum in dieci regole per una rapida riduzione dei costi It. Eccole.
Mirare all’impatto immediato: eliminare, ridurre o sospendere le spese che avranno un impatto in settimane o mesi, non in anni. Scegliere quindi come target le spese sostenute e pagate mensilmente o trimestralmente su base pay-as-you-go, anziché annualmente.
Ridurre, non “congelare”: concentrarsi sui costi che possono essere veramente ridotti o eliminati. Non limitarsi a bloccare i costi per il periodo corrente, solo per farli riapparire in seguito.
Il denaro comanda: puntare su spese che avranno un impatto reale in contanti sul conto economico, piuttosto che su uscite non monetarie come ammortamenti o svalutazioni. Ad esempio, i risparmi sui costi nei servizi cloud hanno un impatto reale in denaro, a differenza della riduzione di licenze software locali o di risorse di proprietà come l’hardware. Anche la vendita e l’affitto di asset possono fornire risparmi di denaro reali.
Tagliare una sola volta: la maggior parte delle organizzazioni non taglia abbastanza in profondità la prima volta, il che significa che spesso devono rivedere i costi e tagliare di nuovo. Questo crea un ciclo distruttivo e improduttivo di incertezza, fatica e perdita di produttività. Ciò è particolarmente rilevante per i tagli al personale, dove i cicli di riduzioni in corso possono essere particolarmente pericolosi.
Ispezionare attentamente i conti: collaborare con il partner finanziario per ottenere una visione completa dei dettagli a livello di spesa, come i conti spese e i principali conti patrimoniali, inclusi ratei di spesa e pagamenti anticipati. Utilizzare questa visualizzazione per identificare riduzioni di cassa specifiche che avranno un impatto immediato.
Focus su spese non spese e non impegnate: meno che i pagamenti (o impegni) non possano essere recuperati o i pagamenti anticipati restituiti, l’impatto più immediato sarà sui pagamenti non spesi o non impegnati. Valutare contratti di rinegoziazione e clausole risolutive.
Indirizza il capitale: in genere, le spese operative (opex) sono le più facili su cui incidere, ma possono essere ridotte anche le spese in conto capitale (capex). I dati delle metriche chiave It di Gartner mostrano che il 25% del budget It medio viene speso in capitale, quindi è necessario assicurarsi che l’intera gamma di spese It sia presa in considerazione per riduzioni rapide.
I costi irrecuperabili sono irrilevanti: quando si tratta di risparmiare denaro, si dice comunemente che “i costi irrecuperabili sono irrilevanti”, il che significa che le spese future dovrebbero essere considerate senza relazione con le spese passate o “costi irrecuperabili”. Da un punto di vista di rapida riduzione dei costi questo è vero, ma vale comunque la pena considerare se i risparmi saranno maggiori dei vantaggi.
Valutare costi discrezionali e non discrezionali: la spesa discrezionale, ad esempio per nuovi progetti, capacità o servizi aggiuntivi, è spesso un punto apparentemente più facile da tagliare. Tuttavia, anche le spese non discrezionali di “gestione aziendale”, come l’infrastruttura It e le operazioni, possono essere ridotte.
Affrontare sia i costi variabili sia quelli fissi: i costi fissi sono spese che rimangono costanti, indipendentemente dall’attività o dal volume, come affitto di uffici, abbonamenti e buste paga. Per i costi fissi, concentrati sull’eliminazione. I costi variabili cambiano con l’attività o il volume, ad esempio telecomunicazioni, appaltatori e materiali di consumo. Per i costi variabili, concentrati sia sulla riduzione che sull’eliminazione.
