Il 15 luglio 2023 sono entrate in vigore le nuove norme in materia di whistleblowing per i soggetti del settore pubblico e privato che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, di almeno 250 unità. Per le aziende che hanno impiegato invece tra 50 e 249 dipendenti, l’entrata in vigore delle stesse norme sarà il 17 Dicembre 2023.
Il D.Lgs. n. 24/2023 recepisce la direttiva Ue 2019/1937 che mira a rafforzare l’applicazione del diritto e delle politiche dell’Unione in specifici settori, stabilendo norme minime comuni volte a garantire un elevato livello di protezione delle persone che segnalano anche violazioni del diritto dell’Unione.
La legge italiana amplia le tutele in caso di segnalazioni di illeciti, estendendo l’ambito applicativo soggettivo e le procedure per preservare i soggetti segnalanti da possibili ritorsioni.
Le aziende a cui si rivolgono le norme dovranno, dunque, predisporre canali interni di veicolazione delle informazioni, capaci di garantire adeguati standard di sicurezza per tutelare l’identità dei segnalanti. Tali standard di sicurezza possono essere rispettati solo attraverso l’implementazione di piattaforme informatiche.
Il Whistleblowing
L’istituto del Whistleblowing è finalizzato a far emergere episodi illeciti all’interno dell’azienda pubblica o privata in modo da poterli gestire preventivamente, evitando eventuali sanzioni economiche e ripercussioni sull’immagine aziendale. Attraverso uno strumento informatico è possibile tutelare l’identità del segnalante attraverso una modalità di comunicazione semplice e tempestiva che garantisca all’azienda la possibilità di approfondire i temi oggetto delle segnalazioni ricevute in modo efficace ed efficiente e, ovviamente, in linea con quanto previsto dalla norma.
L’indagine di Eqs Group ed EY Italia
A due mesi dall’entrata in vigore della legge in che misura le aziende si sono adeguare ai requisiti richiesti? Eqs Group Italia, con il contributo di EY Italia, ha risposto a questa domanda presentando i dati inediti della seconda indagine sul whistleblowing nelle aziende italiane, in occasione della 4° edizione della Conferenza Europea dedicata all’Etica e alla Compliance.
L’inchiesta – condotta tra il 4 settembre e l’8 ottobre 2023 – mira a fotografare le correnti modalità di raccolta e gestione delle segnalazioni nelle aziende e organizzazioni italiane, così come a rilevare gli impatti che la recente entrata in vigore della Legge Italiana sul Whistleblowing (d.Lgs n. 24/2023) ha avuto su strumenti e processi in materia, grazie al confronto tra le evidenze emerse nell’edizione 2022 e quella di quest’anno.
Sul campione di 135 aziende intervistate, provenienti da differenti settori e con diverse dimensioni, solamente un 16% dichiara di non essere in possesso di un sistema di segnalazione di illeciti interno. Questo dato evidenzia un miglioramento rispetto a quanto rilevato nel 2022 (22%) e lascia presupporre un nesso positivo con l’arrivo della nuova disciplina italiana in materia. Tuttavia, analizzando in dettaglio la composizione delle aziende sprovviste di un sistema, si rileva la presenza di organizzazioni con oltre 250 dipendenti (23% sul 16% totale), che risultano quindi inadempienti rispetto ai nuovi requisiti del d.Lgs n. 24/2023 in vigore su questo segmento di aziende dallo scorso 15 luglio.
Il canale per le segnalazioni
Analizzando la scelta del canale di segnalazione messo a disposizione, invece, quest’anno si attesta al primo posto (66%) la piattaforma in cloud realizzata da provider esterni e solamente al secondo posto l’utilizzo di una casella e-mail dedicata (53%). Malgrado la rinnovata attenzione verso la sicurezza del sistema, si evidenzia che il 20% delle aziende intervistate dichiara di affidarsi solamente alla casella e-mail per la ricezione delle segnalazioni di illeciti. Anche rispetto a questo punto, non pare essere ancora ultimato l’adeguamento alla nuova normativa né alle nuove linee guida pubblicate da Anac che considerano la mail non compliant.
Rispetto alla scelta del destinatario e gestore delle segnalazioni, invece, l’organismo di vigilanza (O.d.V.) si conferma anche quest’anno al primo posto (41%), anche se emerge un netto aumento – soprattutto nelle aziende con oltre 1000 dipendenti – dell’affidamento della tematica a un organo collegiale interno preposto (ad esempio il cd. “Comitato Whistleblowing”) che dal 15% del 2022 sale al 26% – sintomo di una crescente volontà di occuparsi direttamente del tema.
Chi sono i whistleblower
I whistleblower sono ancora in maggioranza dipendenti diretti dell’organizzazione, nonostante si noti un aumento di 3 punti in percentuale di segnalazioni provenienti da dipendenti di aziende fornitrici o partner dell’azienda in questione. Questo incremento può essere fatto risalire all’ampliamento dell’ambito soggettivo imposto dalla nuova legge italiana che, come per la Direttiva UE 2019/1937, prevede l’estensione delle tutele a queste categorie. Tra chi segnala, inoltre, oltre il 60% sceglie la modalità di tipo anonimo, ora garantita dalla maggior parte delle aziende sebbene non obbligatoria per legge.
Il numero e la tipologia delle segnalazioni
In media le aziende italiane ricevono 6,7 segnalazioni di sospetti di illeciti ogni anno, con un aumento rispetto a quanto emerso lo scorso anno per le fasce di 250-999 dipendenti (6 vs. 1,5 del 2022), 1.000-4.999 dipendenti (5 vs. 3,2) e 5.000-10.000 (18 vs. 15,5). La bontà di queste segnalazioni viene confermata da percentuali che toccano il 90% per quanto riguarda la conseguente apertura di un’indagine interna atta ad approfondire quanto riportato dai whistleblower così come dalla presa di provvedimenti disciplinari per una media del 20% dei casi, dato in aumento rispetto al 2022 (17%) e che sfiora il 34% per le aziende con 250-500 dipendenti.
Le segnalazioni, per lo più dedicate a temi afferenti allo scorretto trattamento dei dipendenti e il conflitto di interessi, vengono chiuse e archiviate solamente nel 33% dei casi in conformità con le tempistiche previste dalla legge italiana (7 giorni per la notifica della ricezione del caso e 90 per la comunicazione dell’esito). Il 60% dei rispondenti, invece, si dichiara non in grado di stimare le relative tempistiche – indicatore che evidenzia la necessità di dotarsi di strumenti adeguati al monitoraggio di questo parametro. Non pare essere un caso il fatto che il 31% di queste aziende faccia affidamento solamente a canali di tipo tradizionale, come la casella e-mail, la posta oppure la linea telefonica.
La piattaforma Eqs Integrity Line
Con oltre 2.500 clienti nel mondo, da Rinascente a Ariston , è la piattaforma in cloud di Eqs Group per la raccolta e la gestione delle segnalazioni. Eqs Integrity Line è una piattaforma che offre ai segnalanti l’opportunità di riportare illeciti internamente all’organizzazione, sia in modo anonimo che non. La sicurezza e la semplicità che offre la piattaforma di Eqs mette i segnalanti nella condizione di fare eventuali segnalazioni sentendosi a proprio agio, senza sentirsi costretti a contattare per esempio le autorità o i media.
Eqs Integrity Line è pensato per adattarsi a qualsiasi processo di ricezione e gestione delle segnalazioni individuato dall’azienda, offrendo funzionalità adeguate al livello di complessità dell’organizzazione e un pricing capace di soddisfare qualsiasi budget.
