A inizio luglio è entrata in vigore la cosiddetta legge Concretezza, il dispositivo che tra le altre cose imprime nella Pubblica amministrazione un deciso giro di vite rispetto al controllo delle presenze di dipendenti e collaboratori sul posto di lavoro. L’adozione di sistemi biometrici come la lettura delle impronte digitali e dell’iride a verifica dell’effettivo ingresso in ufficio è stata introdotta specificamente per combattere i fenomeni dell’assenteismo e della fraudolenta solidarietà, che trovano nel tradizionale cartellino da timbrare un meccanismo di controllo estremamente facile da aggirare. Il regolamento sulla raccolta delle impronte digitali per la verifica degli accessi al lavoro dei dipendenti pubblici è già stato inviato al Garante della Privacy che, una volta valutato e ratificato, lo sottoporrà alla Conferenza Unificata del Consiglio di Stato per i relativi pareri.
La legge, come detto, è riservata agli uffici pubblici, ma è lecito immaginare che, come spesso accade, possa indirettamente produrre effetti anche nel settore privato, sia per senso d’emulazione sia per la spinta che le piattaforme biometriche e i software di gestione del personale avranno a partire dal prossimo autunno. A settembre infatti dovrebbero essere pronti i decreti attuativi che renderanno operativa le legge e che definiranno con maggiore chiarezza il tema della privacy. “Le tecnologie sono disponibili da anni, ora con il nuovo impianto normativo sono anche applicabili”. A parlare è Fabrizio Chiagano, Senior Developer e Digital Marketing Manager di Peoplelink, società specializzata in soluzioni digitali per le Hr, che spiega a Corcom quali sono le nuove frontiere della gestione del personale. “Il controllo biometrico risulta efficace per contrastare l’assenteismo fraudolento ai danni dell’azienda, sia pubblica che privata, e quando si tratta di verificare l’ingresso all’interno di luoghi fisici, magari riservati o ad alto rischio per la salute. La vera sfida sarà riuscire a verificare l’attività lavorativa nei contesti determinati dallo smart working, o più semplicemente quando non è obbligatoria la presenza fisica in azienda”.
Quindi, dal suo punto di vista, la Pubblica amministrazione in teoria è già pronta a partire con le rilevazioni biometriche?
Direi di sì. La tecnologia è consolidata e grazie alle soluzioni crittografiche non esistono problemi di sicurezza. L’utilizzo di un terminale che permetta all’ingresso e all’uscita della sede lavorativa il riconoscimento del dipendente tramite badge e, in concomitanza con la lettura delle impronte digitali è senz’altro una soluzione efficace per la rilevazione delle presenze nei casi già citati. Eppure, anche nel settore privato, questi strumenti sono ancora poco diffusi. Questo perché fino al Jobs Act, l’installazione di strumenti del genere comportava diversi problemi sul fronte della gestione della privacy. In ogni caso, il riconoscimento biometrico non è necessariamente l’unica strada percorribile…
Quali alternative ci sono?
Penso per esempio all’utilizzo dello smartphone. Specialmente se parliamo di contrasto alla fraudolenta solidarietà, le probabilità che in un’azienda di grandi dimensioni, qualcuno ceda a un collega – anche fidato – il proprio smartphone personale, con la possibilità di sbloccarlo e quindi di accedere a mail, messaggistica e file privati, sono praticamente nulle. Installando sullo smartphone un’app capace di generare token per il riconoscimento univoco del possessore con strumenti come i lettori Nfc, o Qr Code, e incrociando i record con un sistema di geolocalizzazione si otterrebbe un’alternativa valida al riconoscimento biometrico. Discorso ancora diverso in presenza di programmi di smart working.
Quali strumenti di verifica occorrono in caso di lavoro agile?
Allo stato attuale serve una procedura snella d’approvazione, che preveda la possibilità per chi sfrutta i programmi di smart working di informare il proprio responsabile e di inserire a sistema i giorni dedicati all’attività da remoto. Una volta che la piattaforma Hr ha recepito i dati come potrebbe fare, per esempio, per una richiesta di ferie, l’azienda è al corrente del fatto che il collaboratore lavorerà fuori sede. A questo punto, il dipendente non deve far altro che segnalare l’inizio e la fine dell’attività con un sistema – web based o via mobile – di timesheet.
Dal vostro osservatorio, qual è il livello di adozione di queste soluzioni?
Se ne parla più di quanto se ne faccia, sui giornali come nelle business social community. Ma molto dipende dal settore delle aziende prese in considerazione, oltre che dalla mentalità del top management. Le imprese attive nel mondo dell’Ict, per esempio, hanno tutto l’interesse a garantire ai propri developer, la massima flessibilità. Al di là del fatto che poco importa dove viene prodotto o sviluppato un software, la possibilità di far lavorare le proprie risorse in modo autonomo e senza la presenza obbligatoria in azienda è considerato alla stregua di un benefit, al pari di buoni pasto o di un telefono aziendale. Discorso completamente diverso se consideriamo altri settori, dove catene di montaggio e sportelli aperti al pubblico non ammettono deroghe sulla presenza in azienda. Comunque, per rispondere alla domanda, il tasso di adozione di queste soluzioni, a livello italiano, non è elevata.
Cosa vogliono oggi le imprese?
A seconda delle specifiche esigenze dell’organizzazione e dello stadio evolutivo lungo il percorso della trasformazione digitale, le imprese ci chiedono di tutto: dall’implementazione di soluzioni base – come per l’appunto app per la rilevazione delle presenze o la gestione del timesheet e delle attività lavorative – allo sviluppo di piattaforme che integrino tutti i processi e gli strumenti relativi all’Hr management, passando per la fornitura di software per l’archiviazione documentale che favoriscano la dematerializzazione degli archivi e un approccio paperfree alle attività lavorative. Lo step successivo è continuare con l’adozione sempre più profonda del Cloud. Se fino a pochi anni fa molti erano ancora titubanti all’idea di utilizzare applicativi in modalità Software as a Service, oggi la prospettiva è decisamente cambiata, e le piattaforme Cloud stanno diventando lo standard quando si intende gestire con efficacia il tema delle Risorse umane.
In questo scenario, come si muove Peoplelink?
Siamo stati tra i primi a sviluppare soluzioni SaaS e sistemi di timbratura geolocalizzati, e gli unici a ottenere l’autorizzazione dal Garante della privacy per la tracciatura delle presenze. Questo ci ha portato ad avere una posizione dominante sul piano dell’offerta di software dedicato alle Hr. Per il futuro prevediamo di crescere esponenzialmente e sviluppare nuovi applicativi a corredo del nostro prodotto core, in particolar modo a supporto dello smart working. Abiliteremo modalità di gestione dei processi aziendali rispetto ad attività che oggi stanno appena cominciando a muovere i primi passi: tutto, anche il Welfare, tenderà a spostarsi sempre di più sul mobile. Entro la fine dell’anno presenteremo una app “omnicomprensiva”, capace di aggregare in un unico strumento l’accessibilità a tutte le funzioni che permettono ai dipendenti di consultare e compilare documenti come cedolini, giustificativi, note spese, timesheet, messaggistica aziendale, bacheche e molto altro. Per tornare al tema della rilevazione delle presenze, stiamo inoltre studiando nuove modalità di acquisizione della timbratura e di gestione da remoto della presenza del dipendente. Per entrambe le direttrici, le parole d’ordine sono sicurezza, modernità e alta tecnologia senza compromessi.
