Sfida smart working per l’Emilia-Romagna. In collaborazione con Microsoft, la Regione lancia un nuovo progetto di trasformazione digitale, che ruota intorno all’introduzione del lavoro agile: grazie al Cloud Computing di Microsoft, gli oltre 4000 collaboratori distribuiti sul territorio regionale potranno far leva su un nuovo modo di lavorare più moderno, flessibile e collaborativo.
Tre gli obiettivi dell’amministrazione: ottimizzare la produttività, razionalizzare le risorse e migliorare la motivazione dei dipendenti pubblici attraverso una più equilibrata conciliazione vita-lavoro. Si tratta di una vera e propria rivoluzione organizzativa che punta a migliorare il servizio e la relazione con i circa 4.500.000 abitanti sul territorio, grazie a un più efficiente ed efficace modo di lavorare.
Il nuovo progetto di smart working capitalizza la precedente esperienza di telelavoro, che attualmente coinvolge più di 500 dipendenti, ma intende andare oltre, per introdurre una modalità di lavoro realmente agile a vantaggio di tutto coloro che, su base volontaria e in accordo con il proprio responsabile, vorranno sperimentare il nuovo modello. A ciascun dipendente che aderisce al progetto viene consegnata, quindi, una dotazione tecnologica di base: un portatile ultraleggero e uno smartphone dotati della suite di produttività cloud Office 365 che include il servizio di comunicazione integrata Skype for Business, fruibili anche come app sul proprio smartphone per garantire un’esperienza lavorativa invariata. Grazie alla tecnologia Microsoft è, infatti possibile, accedere con la massima sicurezza a qualsiasi applicativo e al patrimonio informativo regionale anche in mobilità, comunicare attraverso messaggistica istantanea e conferenze virtuali, collaborare da remoto sullo stesso documento e condividere via cloud materiali e informazioni utili.
Il Cloud Computing rappresenta quindi la colonna portante dell’intero progetto, poiché garantisce un’infrastruttura IT flessibile e raggiungibile da qualsiasi luogo. Contestualmente è prevista la completa virtualizzazione dei centralini telefonici, che permette ai dipendenti di essere raggiungibili attraverso PC e smartphone, indipendentemente dalla dislocazione fisica. Altro elemento chiave del progetto è la social collaboration, per cui l’Amministrazione Regionale ha avviato una completa revisione dei servizi applicativi con l’obiettivo di superare i silos e consentire agli utenti di accedere alle singole funzionalità partendo dall’interfaccia unica di digital workplace.
Il progetto di smartworking si riflette anche in una più flessibile organizzazione degli spazi di lavoro, dal momento che i dipendenti pubblici rinunciano alla rigidità abituale di una scrivania fissa e nelle giornate di lavoro agile sono operativi da spazi di co-working o da spazi privati, mentre nelle giornate di lavoro in sede collaborano in spazi più fluidi come open-space e sale riunioni senza l’assegnazione di un ufficio ad hoc. Il vantaggio è di poter collaborare e condividere informazioni senza soluzione di continuità a prescindere dalla collocazione fisica e in linea con le proprie priorità professionali e personali. Ovviamente è garantito anche il diritto alla disconnessione, grazie alla gestione semplificata del proprio “stato di presenza” sulla piattaforma attraverso Skype for Business.
Il progetto partirà il prossimo 4 giugno, coinvolgerà circa 100 collaboratori e prevede una prima fase, sperimentale, della durata di 6 mesi, al termine della quale potranno essere tratte le conclusioni sulla possibilità di una messa a regime.
L’aspettativa, secondo il Direttore Francesco Frieri, promotore dell’iniziativa di Regione Emilia Romagna, è che l’adozione dello smartworking possa contribuire alla valorizzazione delle risorse umane e di conseguenza a una maggiore produttività, intesa come incremento della quantità e qualità dei servizi ed una razionalizzazione dei costi attraverso una migliore gestione di spazi e dotazioni tecnologiche. In generale i dipendenti possono beneficiare di un miglior work-life balance e sono più motivati nel raggiungere i propri obiettivi professionali, innescando un processo di cambiamento organizzativo sempre più focalizzato sui contenuti dell’attività piuttosto che sugli orari, alzando così l’asticella del servizio pubblico.
“Il progetto di smartworking che abbiamo intrapreso insieme a Microsoft è un progetto per le persone. Non si tratta di tecnologia fine a se stessa, poiché ogni tecnologia è destinata a essere superata, ma è la capacità di rigenerare competenze nelle persone che resta, mentre la tecnologia ci aiuta a legarci di più e a produrre meglio. Il successo del progetto è legato a tre componenti chiave, ovvero agli investimenti in formazione, in spazi fisici di lavoro ove nascono i servizi, e infine in adeguate dotazioni di hardware e software” – spiega l’assessore Raffaele Donini – Lo smartworking rappresenta un elemento di trasformazione per l’intera organizzazione regionale in una logica di efficienza ed efficacia e con l’obiettivo ultimo di contribuire allo sviluppo del territorio. Lo smartworker si allontana, infatti, dalla tradizionale concezione di impiegato pubblico per diventare un professionista orientato ai risultati, ove la prospettiva si rovescia e non servono più strumenti di controllo, bensì di programmazione e valutazione. Grazie alla tecnologia Microsoft, i dipendenti regionali possono far leva su strumenti evoluti per consolidare un nuovo modo di collaborare, diventando così protagonisti di un processo d’innovazione a 360° al servizio dei cittadini”.
Per Simonetta Moreschini, direttore della divisione Pubblica amministrazione di Microsoft Italia, “questo progetto di smartworking che incarna una vera e propria rivoluzione organizzativa. La trasformazione digitale in corso permea tutti i processi e garantisce al contempo una maggiore efficienza e produttività dell’Ente e una migliore valorizzazione dei dipendenti e gestione del work-life balance. Microsoft sta supportando la Regione in questo percorso, mettendo a disposizione le proprie soluzioni, competenze ed esperienze maturate al servizio di centinaia di amministrazioni pubbliche in tutto il mondo”.
“A quasi un anno dalla direttiva sul Lavoro Agile nella PA, è importante condividere best practice, che testimonino la reale fattibilità e il valore di questo approccio – dice la manager – Ci auguriamo, quindi, che questo progetto possa ispirare molte altre realtà, perché lo smartworking non deve restare prerogativa del settore privato e, al contrario, può rivelarsi uno strumento di efficienza per la PA italiana, grazie a un nuovo modo di collaborare più orientato agli obiettivi, ovvero al miglioramento del servizio e della relazione con la cittadinanza”.
