Sono il sovraccarico di informazioni e il fatto di non disporre di strumenti adeguati dal punto di vista tecnologico i problemi più grandi che gli italiani si trovano ad affrontare quando si rapportano con lo smart working, una modalità di lavoro letteralmente esplosa in tutto il paese con l’emergenza Covid-19. E’ quanto emerge da una ricerca realizzata da OpenText, società specializzata in soluzioni e software di Enterprise Information Management, secondo cui tra le maggiori cause di tensione nella nuova realtà del lavoro da remoto ci sono nel 39% le troppe password da ricordare, nel 23% l’eccessiva quantità di informazioni e dati da gestire tramite i diversi dispositivi e nel 22% i troppi tool da monitorare durante la giornata. Secondo l’indagine condotta tramite Google Surveys tra aprile e novembre 2020 per conto di OpenText, che in Italia ha coinvolto 2.000 intervistati, il 16% del campione inoltre afferma di non riuscire a “staccare la spina” dal lavoro durante la giornata, a causa del costante flusso di informazioni con cui si deve confrontare.
Il disagio per le troppe fonti da controllare accomuna il 74% degli intervistati, quasi tre italiani su quattro, secondo cui negli ultimi 5 anni questo numero è cresciuto costantemente, e spazia dalle e-mail alle notizie, dai social media ai server aziendali. Per rimanere al passo con tutte queste informazioni per il 22% del campione vuol dire utilizzare contemporaneamente ogni giorno più di 10 account tra posta elettronica, app, piattaforme di condivisione ecc. La conseguenza è che soltanto il 36% è in grado di limitare a 3 o meno il numero di risorse cui accedere per completare un progetto lavorativo.
Il doversi barcamenare in questa nuova realtà è però stato utile per acquisire più velocità sul lavoro: il 40% del campione afferma infatti di impiegare meno di 30 secondi per trovare i file o le informazioni di cui ha bisogno.
“Gli utenti utilizzano un numero sempre maggiore di servizi digitali in ogni ambito, dalla comunicazione con i propri cari all’accesso ai servizi bancari, fino all’acquisto di generi alimentari – afferma Antonio Matera (nella foto), regional sales director OpenText Italy – Allo stesso modo, molte aziende stanno sfruttando servizi nuovi per garantire ai dipendenti di poter lavorare da casa in sicurezza. Tuttavia, se da un lato i professionisti si sono dimostrati disposti ad adottare strumenti diversi, dall’altro si stanno delineando nuove sfide, poste dalla necessità di gestire account e fonti di informazioni molteplici. Le aziende devono quindi saper riconoscere questo fenomeno, cercando soluzioni che riducano le complessità e semplifichino i processi, per offrire esperienze di lavoro in grado di riflettersi positivamente anche sui livelli di produttività”.
Guardando al futuro, in una prospettiva in cui lo smart working dovesse proseguire a essere adottato anche nel “new normal”, emergerebbero secondo la ricerca difficoltà di natura organizzativa e relazionale. A destare le maggiori preoccupazioni per quasi 2 professionisti su 10 sono l’accesso a sistemi e file aziendali, ma anche i metodi di condivisione delle informazioni con i colleghi (16%): oltre la metà (54%), infatti, ammette di aver condiviso file aziendali almeno una volta tramite tool personali – molto più di quanto accade ai colleghi spagnoli (22%), britannici (20%) o francesi (17%). A risentire degli effetti del lavoro da remoto prolungato, inoltre, anche la capacità di mantenere la collaborazione con i colleghi (20%) e i giusti livelli di motivazione (19%).
“Una cattiva gestione delle informazioni può avere conseguenze importanti per un’azienda, in termini sia di produttività, sia di sicurezza – conclude Matera – Quando i dati risiedono su sistemi diversi, sono necessari tempo e risorse per accedervi, e può accadere che la sicurezza venga messa in secondo piano dai tentativi di cercare soluzioni alternative per snellire i processi. Archiviazione e gestione manuale delle informazioni, inoltre, sono soggette a errori. Scegliendo soluzioni basate sull’automazione, le aziende possono sfruttare al meglio i propri dati e offrire un’esperienza utente ottimale a dipendenti, clienti e partner, soprattutto nel momento storico attuale”.
