Con la circolare n. 5 del 19 febbraio 2018, avente ad oggetto “indicazioni operative sull’installazione e utilizzazione di impianti audiovisivi e di altri strumenti di controllo ai sensi dell’art. 4 della legge n. 300/1970.”, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro (c.d. INL) fornisce una serie di indicazioni operative che mirano, sulla scia dei più o meno recenti aggiornamenti normativi in materia, ad adeguare le procedure previste dalla norma alle innovazioni tecnologiche degli strumenti dai quali derivi la possibilità di controllo a distanza dell’attività lavorativa.
Tali indicazioni, relative alle modalità e condizioni di espletamento delle procedure previste dall’art. 4 della L. 300/1970 (c.d. Statuto dei Lavoratori), rappresentano un’importante novità per le aziende che intendono installare e utilizzare lecitamente “impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo” negli ambienti di lavoro.
Diversi gli aspetti innovativi della nuova circolare. Innanzitutto, l’INL sottolinea che il focus delle istruttorie, finalizzate al rilascio dei provvedimenti autorizzativi in materia, non deve essere una valutazione tecnica dei dispositivi ma bensì una valutazione delle motivazioni che ne giustificano e legittimano l’utilizzo nonché della correlazione tra tali motivazioni e lo strumento da utilizzare. Come si legge nella circolare “l’oggetto dell’attività valutativa, infatti, va concentrata sulla effettiva sussistenza delle ragioni legittimanti l’adozione del provvedimento, tenendo presente in particolare la specifica finalità per la quale viene richiesta la singola autorizzazione e cioè le ragioni organizzative e produttive, quelle di sicurezza sul lavoro e quelle di tutela del patrimonio aziendale.” Ciò rende chiaro che per le aziende vi sarà un’importante agevolazione del processo di richiesta del provvedimento, mentre, per gli Istituti Territoriali del Lavoro, il meccanismo di valutazione delle istanze sarà semplificato.
Nel caso della videosorveglianza, ad esempio, il provvedimento autorizzativo non sarà più legato al numero e alla dislocazione degli strumenti utilizzati, con la conseguenza che non sarà più necessario allegare le planimetrie dei luoghi in cui l’azienda intende installare le apparecchiature e, quindi, aggiornare il provvedimento autorizzativo ogni qualvolta vengano, anche solo minimamente, modificate le strumentazioni già autorizzate dall’Ispettorato del Lavoro territorialmente competente.
Gli eventuali controlli ispettivi saranno pertanto volti a verificare che le modalità di utilizzo degli strumenti di controllo siano assolutamente conformi e coerenti con le finalità dichiarate.
La possibilità di inquadrare direttamente i lavoratori, in presenza di concrete ragioni giustificatrici, senza la necessità di ricorrere a sistemi di mascheramento che potrebbero limitare, se non vanificare, l’efficacia dello strumento utilizzato, è un ulteriore elemento di novità. In tal senso è però bene precisare che “i principi di legittimità e determinatezza del fine perseguito, nonché della sua proporzionalità, correttezza e non eccedenza, impongono una gradualità nell’ampiezza e tipologia del monitoraggio, che rende assolutamente residuali i controlli più invasivi, legittimandoli solo a fronte della rilevazione di specifiche anomalie e comunque all’esito dell’esperimento di misure preventive meno limitative dei diritti dei lavoratori.”
In base a quanto indicato nella circolare, come già indicato dallo stesso Ispettorato nella nota n. 299 del 28 novembre 2017, nei casi in cui le videocamere o fotocamere si attivino esclusivamente con impianto di allarme antintrusione inserito, e quindi esclusivamente al di fuori dell’orario di lavoro, non sussiste alcuna possibilità di controllo “preterintenzionale” sul personale e pertanto il rilascio del provvedimento autorizzativo non richiede l’espletamento della valutazione istruttoria. Ciò comporta che le tempistiche del rilascio di un provvedimento di tal genere saranno molto più rapide, stante l’inesistenza di qualunque valutazione istruttoria.
Estremamente semplificativa per le aziende utilizzatrici di impianti di videosorveglianza è, inoltre, la possibilità di visionare da “remoto” sia le immagini in real time che quelle registrate, anche se nel rispetto di alcune cautele esplicitate nella nota stessa. In particolare, l’accesso da postazione remota alle immagini in real time dovrà essere autorizzato solo in casi eccezionali debitamente motivati.
L’accesso alle immagini registrate, sia da remoto che “in loco”, invece, deve essere necessariamente tracciato anche tramite apposite funzionalità che consentano la conservazione dei “log di accesso” per un congruo periodo, non inferiore a sei mesi. In considerazione di ciò, lo stesso INL ha ritenuto che l’utilizzo del sistema della “doppia chiave fisica o logica” non sia più una condizione necessaria nell’ambito dei provvedimenti autorizzativi da rilasciare.
Tale circolare, rappresenta una forte svolta non solo nell’applicazione della norma, ma, soprattutto, nell’approccio alla stessa. Il rilievo di tale circolare è, infatti, rappresentato non solo, come è ovvio, dalla semplificazione dei processi di richiesta e rilascio dei provvedimenti autorizzativi e dalla evidente volontà di adeguamento ai cambiamenti tecnologici in corso ma soprattutto dalla volontà di responsabilizzare le aziende demandando loro la scelta circa le modalità con cui tutelare un proprio interesse legittimo pur rispettando la normativa applicabile. Elemento del tutto coerente con la responsabilizzazione prevista dal Regolamento (UE) 2016/679 in materia di protezione dei dati personali, la c.d. accountability.
