A regime sarà in grado di risparmiare il 50% del tempo per gestire una vera e propria montagna di documenti, oltre 60mila fatture ogni anno, con soli tre click, così da garantire pagamenti più veloci e migliorare l’efficienza dell’intero iter. Una conquista che ha portato il policlinico Sant’Orsola di Bologna sul gradino più alto del podio – il premio è arrivato dal politecnico di Milano – tra gli ospedali per l’applicazione della fatturazione elettronica.
Partito nel 2013, dando il via a un sistema completamente integrato per leggere i dati contenuti fino a quel momento in applicativi diversi per la gestione delle aree aziendali, il progetto del policlinico ha attivato, l’anno scorso, il processo di “smaterializzazione” della fatture. Nello specifico si fa riferimento sia a quelle cartacee sia quelle arrivate in pdf, leggibili attraverso un software e caricate in formato digitale.
Quando la fatturazione è diventata obbligatoria il Sant’Orsola era dunque pronto per questo passaggio. Oggi il 70-80% delle fatture che arrivano, tutte in formato elettronico, essendo corrette sono processate con pochi click. I controlli, grazie alla presenza del sistema integrato, vengono realizzati automaticamente e non servono né riletture né verifiche finali. L’operatore infatti interviene solo quando il software segnala un problema (gli addetti sono dotati di doppio video per svolgere in digitale i controlli necessari), ma neppure in questo caso – occorre precisarlo – le fatture vengono stampate. Fatture che, una volta arrivate, vengono smistate sempre automaticamente sulle “scrivanie virtuali” delle diverse aree aziendali e avviate alla liquidazione.
“È il modo giusto di interpretare i cambiamenti verso i quali questa stagione ci spinge: non limitarci a tagli e ridurre i servizi, ma innovare i processi per innalzare ancora la qualità spendendo meno – spiega Barbara Monte, direttore amministrativo del policlinico – Questo passaggio previsto dalla legge è stato utilizzato dai nostri uffici per migliorare l’efficacia e l’efficienza del proprio lavoro, risparmiando tempo e offrendo ai fornitori un servizio migliore”.
Numeri alla mano, va ricordato che la massima attenzione ai pagamenti ha consentito di utilizzare appieno le rimesse della regione Emilia-Romagna, riducendo i tempi di pagamento verso i fornitori dagli oltre 360 giorni di due anni fa agli attuali 60 giorni. “Una riduzione, che elimina tensioni e consente sia più potere contrattuale in fase di negoziazione sia una riduzione della spesa per interessi. Da allora i tempi di pagamento sono scesi ancora: oggi siamo in media a 49 giorni”, precisano dal Sant’Orsola.
