I numeri del primo mese di vita della piattaforma di e-procurement lanciata da Mef e Consip il 25 maggio, acquistinretepa.it, restituiscono la fotografia di uno strumento che ha ampliato le proprie potenzialità e la propria efficacia, al netto di tutte le pur necessarie attività di “affinamento”. Parliamo, stando ai dati messi a disposizione da Consip, di oltre 34mila transazioni registrate fino al 25 giugno, delle quali circa 28mila fanno riferimento al Mercato elettronico della Pubblica amministrazione (Mepa), e le rimanenti 6mila a convenzioni e accordi quadro. La media è di 1.700 transazioni al giorno, mentre proprio in queste ore si è previsto un potenziamento complessivo del supporto di Consip oltre a nuove collaborazioni con associazioni imprenditoriali, aggregatori di mercato e grandi operatori di servizi alle imprese.
Per dare una misura delle dimensioni della nuova piattaforma sarà utile sapere che le imprese abilitate sono in questo momento più di 103mila, tra quelle che si erano pre-abilitate e quelle che si sono aggiunte dopo il 25 giugno. Di queste 87mila fanno riferimento al Mepa, mentre 16mila al sistema dinamico di acquisizione Sdapa, che consentono alle Pa di negoziare autonomamente gli appalti. Quanto alle pubbliche amministrazioni, gli utenti registrati ammontano a circa 100mila.
La nuova piattaforma di e-procurement Mef-Consip ha inoltre innescato un aumento consistente degli accessi: soltanto per fare qualche esempio, il giorno del go-live il “contatore” si è attestato sui 300mila accessi, pari a 17 al secondo di media, mentre con il passare dei giorni i numeri si stanno stabilizzando sui 10 utenti al secondo. Per dare una misura è utile confrontare questi numeri con quelli, ad esempio, di dicembre 2021, periodo che ha registrato l’afflusso di utenti più altro negli ultimi mesi, in cui si è toccato il tetto dei 60mila utenti in un giorno, con un picco di accessi di 7,7 al secondo.
Gli acquisti digitali della PA in Italia: i numeri
Gli acquisti attraverso strumenti di e-procurement gestiti da Consip, Spa a esclusivo servizio della Pa interamente partecipata dal ministero dell’Economia e delle Finanze, ammontano tra il 2017 e il 2021 a un totale di 73 miliardi di euro, pari approssimativamente a un punto di prodotto interno lordo ogni anno. Il punto di snodo di tutte le attività è il portale www.acquistinretepa.it, che rientra nel novero delle infrastrutture critiche nazionali. La piattaforma è gestita da Consip per conto del Mef, e si snoda in quattro strumenti di negoziazione e acquisto: convenzioni, accordi quadro e contratti quadro, mercato elettronico della PA (Mepa), sistema dinamico di acquisto della PA (Sdapa), gare in Asp (Application service provider).
Per dare un quadro della progressione che si è verificata negli ultimi cinque anni nel campo dell’e-procurement per la pubblica amministrazione basta mettere a confronto i dati del 2016 con quelli dell’ultimo anno disponibile, il 2021: ne emerge che alla fine dello scorso anno la PA aveva acquistato attraverso gli strumenti di e-procurement Consip beni e servizi per 18,9 miliardi di euro, il 130% in più rispetto al 2016 e il 13% in più rispetto al 2020, grazie a più di 690mila ordini nel quinquennio.
Tra i benefici più interessanti di questa dinamica c’è il fatto che ha consentito alla pubblica amministrazione risparmi stabili di spesa, quantificabili – rielaborando i dati di una specifica rilevazione sui prezzi unitari di acquisto a cura del ministero dell’Economia e delle Finanze insieme a Istat – in 3,3 miliardi di euro.
Quanto infine al valore delle gare bandite, è stato a fine 2021 di 10,6 miliardi di euro, con un +111% rispetto al 2016 e un +56% in confronto al 2020, con 93 iniziative pubblicate per 243 lotti. A fronte di questi numeri il valore aggiudicato corrisponde agli stessi 10,6 miliardi, con un +95% sul 2016, in linea invece con il 2020: si tratta in concreto di 106 iniziative per 329 lotti.
La storia della nuova piattaforma Mef-Consip
Lo sviluppo dell’e-procurement per la pubblica amministrazione nel corso degli anni, che è andato di pari passo con il progresso tecnologico e con l’arrivo sul mercato di soluzioni sempre più efficaci e personalizzabili per la digital transformation, ha imposto con il tempo la necessità di ripensare il modello originario della piattaforma.
La storia inizia nel 2010, quando il sistema (eproc1) si basava su un prodotto di mercato che ha subito negli anni interventi – complessi e onerosi – per l’evoluzione e l’adeguamento delle funzionalità erogate.
Proprio sulla scorta di questa esperienza si arriva nel 2016 all’avvio della progettazione di una nuova piattaforma, parliamo della cosiddetta eproc2, per rendere il sistema più moderno, completo e flessibile.
Dopo meno di un anno, a inizio 2017, ha visto la luce la prima versione della nuova piattaforma, migliorata nel 2018 con nuove varianti e funzionalità che hanno messo in primo piano anche gli aspetti di user experience e l’interfaccia grafica.
Si arriva così nell’aprile 2019 all’avvio della fase finale del progetto di rifacimento che include non solo il rinnovo dei moduli relativi ai singoli strumenti di e-procurement, ma anche la ridefinizione dei processi amministrativi sottostanti, per giungere, infine, al rilascio del nuovo sistema il 25 maggio 2022.
Il processo di migrazione
All’implementazione e al rilascio della nuova piattaforma si è affiancata la messa a punto del processo di migrazione, che si è svolto nel primo semestre 2022 insieme all’attività di informazione per amministrazioni e imprese.
Le Pa sono state migrate sulla nuova piattaforma automaticamente, mentre rispetto alle imprese, per il Mercato Elettronico e il Sistema dinamico, è stata necessaria l’abilitazione ai nuovi bandi per scegliere il proprio posizionamento merceologico rispetto alle nuove categorie.
Per rendere il più possibile “dolce” questa transizione le procedure hanno previsto una finestra di “pre-abilitazione” di quattro mesi, dal 24 gennaio al 19 maggio 2022, per consentire alle imprese di essere operative sul nuovo sistema dal suo primo giorno online. Una procedura che è stata portata a termine da 83mila imprese, pari all’80’% di quelle presenti sulla vecchia piattaforma in termini di valore ordinato, mentre per le rimanenti è rimasta aperta la possibilità di fare richiesta di nuova abilitazione.
Si è trattato di “un progetto informatico di grande complessità che richiede un fisiologico periodo di affinamento – spiega Consip – c’è da fare, ma la piattaforma è in esercizio. Sono in corso interventi correttivi e di miglioramento per rendere il sistema pienamente efficiente. Senza dimenticare l’importanza di un necessario adattamento per imprese e amministrazioni verso un sistema e delle funzionalità completamente nuove”.
Le caratteristiche di acquistinretepa.it
Oggi la piattaforma è completamente operativa e fa leva su alcuni punti fondamentali che la distinguono dal vecchio sistema: la semplificazione dei processi utente e negoziali, la reingegnerizzazione dell’esperienza utente e dell’interfaccia grafica, che rendono lo strumento più fruibile, e un’architettura applicativa totalmente rivista e riorganizzata nella direzione di una maggiore integrazione e interoperabilità con i sistemi esterni. E’ il passaggio, in sostanza, da un’architettura “monolitica” a un’architettura “a servizi”.
“La nuova architettura, in linea con le direttive Agid e con il Piano triennale per l’informatica nella PA – spiega Consip – rende possibile la collaborazione con altre amministrazioni, e tra queste e soggetti terzi, per mezzo di soluzioni tecnologiche che assicurano l’interazione e lo scambio di informazioni tra le banche dati pubbliche. Un progetto informatico di grande complessità che, nel caso specifico, per rendere la dimensione, è costituito da oltre 50.000 “function point” (l’unità di misura dello sviluppo software), 52 moduli back-end, 12 moduli front-end, 4.500 servizi attivi”.
Le principali innovazioni di acquistinretepa.it
Le aree in cui si concentrano le principali innovazioni applicative della nuova piattaforma sono essenzialmente tre: le modalità di accesso ed utilizzo del sistema, la disponibilità dei nuovi mercati telematici, e gli interventi su gare, negoziazioni e gare in application service providing (asp).
Sul primo aspetto, l’accesso ed utilizzo del sistema, con la nuova piattaforma si è intervenuti sulla evoluzione del portale vetrine e ricerche – attraverso un accesso più veloce ed efficace ai risultati delle ricerche, la personalizzazione della propria esperienza utente con cruscotti diversificati, la riorganizzazione contenuti front office – e sulla semplificazione del processo di registrazione ed abilitazione per la PA – attraverso la revisione del processo e delle funzionalità, una maggiore chiarezza dei contenuti, il miglioramento dell’usabilità, fino alla scelta della lingua. A questo si aggiunge infine un menu servizi di supporto per le funzionalità come eventi e formazione, fatturazione elettronica, conservazione documentale.
Nel secondo caso, i mercati telematici, si tratta dell’operatività dei nuovi Bandi Mepa e Sdapa, che sono stati riorganizzati per consentire un aumento delle categorie di abilitazione, una migliore identificazione merceologica delle imprese sul mercato, favorendo quindi una maggiore visibilità dell’offerta e una selezione più mirata da parte della PA. Allo stesso modo anche le schede di catalogo Mepa sono state completamente riviste, con l’obiettivo di consentire alle imprese di pubblicare la propria offerta in maniera più efficace e comparabile. Proprio questi miglioramenti strutturali hanno reso necessaria la nuova abilitazione delle aziende e il rinnovo dei propri cataloghi, nella direzione di una migliore rappresentazione della propria offerta commerciale.
Infine, rispetto alle gare, negoziazioni e gare in asp i principali sviluppi applicativi sono sulla strada della semplificazione procedurale, di una maggiore flessibilità nell’applicazione dei criteri di aggiudicazione, di nuove modalità di ordine sui contratti.
