Centralini Pbx: cosa sono e i benefici economici con Microsoft Teams

La pandemia, lo sappiamo bene, ha accelerato i percorsi di remotizzazione del lavoro. Spinte dalla necessità di tutelare al meglio la salute dei dipendenti, molte aziende nei mesi scorsi hanno varato piani di full smart working. Si sono, però, accorte ben presto che dotare i collaboratori di un laptop o uno smartphone non è sufficiente a garantirne la produttività anche al di fuori dei confini dell’ufficio. Nei primi mesi dell’emergenza, per esempio, molte aziende che non si erano dotate di centralini PBX non sono riuscite a rispondere alle richieste di supporto perché, banalmente, il personale del call center era stato costretto a rimanere a casa in fretta e furia e i centralini tradizionali non permettevano la gestione remota delle chiamate in ingresso.

Cosa sono i centralini PBX

Il PBX (Private Branch Exchange) è un centralino virtuale che utilizza la tecnologia Voice over IP (VoIP) per gestire le comunicazioni telefoniche alla stregua di un servizio. In pratica, si tratta di un’applicazione software ospitata su un server virtuale che consente di gestire la rete telefonica e gli apparati a questa connessi appoggiandosi alla LAN e alla rete Internet utilizzate in azienda. I centralini PBX smistano tutte le telefonate, sia quelle delle linee analogiche sia quelle delle reti miste voce e dati – ISDN e VoIP -, attraverso dispositivi diversi. Si va dai telefoni di tipo tradizionale, purché corredati di appositi adattatori ATA (Analog Telephone Adapter) agli smartphone, dai client software (softphone) ai telefoni IP.

A cosa servono i centralini PBX

I centralini PBX abilitano modelli di comunicazione più flessibili, supportando al meglio i lavoratori che, sempre più spesso, operano al di fuori dell’ufficio. I benefici sono evidenti:

• Integrazione facile: i centralini PBX si integrano facilmente nei sistemi informatici usati in azienda. Anche PC e notebook possono quindi accedere alle funzionalità di chiamata telefonica e gestione della rubrica dei contatti aziendali.
• Miglior produttività di dipendenti, manager e collaboratori: la possibilità di integrare strumenti di collaborazione e messaggistica in tempo reale come SMS, chat e videoconferenza, permette ai membri dell’organizzazione di comunicare in modo più efficace e rapido.
• Riduzione dei consumi: oltre ai risparmi realizzabili sull’acquisto di apparati telefonici e la manutenzione dell’hardware, ci sono quelli legati all’azzeramento dei costi delle chiamate nazionali e internazionali.
• Supporto efficace dello smart working: attraverso una semplice App mobile, lo smartphone del dipendente si trasforma in un telefono della rete aziendale.
• Gestione semplificata: gli utenti sono in grado di navigare sul web e telefonare sulla stessa rete Internet, con il vantaggio di una gestione semplificata.

Integrazione con Teams

Microsoft Teams è un supporto essenziale per lo smart working che permette di organizzare e gestire riunioni online, videomeeting, conferenze audio e chattare con utenti interni o esterni all’organizzazione. Teams risponde alle esigenze delle aziende moderne, che richiedono applicazioni evolute di comunicazione unificata: è, infatti, perfettamente integrato con i diversi componenti di Microsoft 365 come Word, Excel e Outlook e permette agli utenti di condividere file e collaborare, da remoto e in tempo reale, da qualsiasi dispositivo. L’integrazione con i centralini PBX permette di progettare un’esperienza più ricca per le telefonate di lavoro. All’interno di Teams, infatti, è possibile ricevere e trasferire chiamate da e verso telefoni fissi e mobili e integrarle all’interno dei flussi di lavoro aziendali. I vantaggi sono evidenti:

• Notifiche di presenza: informano gli utenti sulla disponibilità di un contatto in tempo reale.
• Audiomeeting: possibilità per i collaboratori di partecipare a una call da qualsiasi luogo, semplicemente componendo un numero di telefono.
• Integrazione delle funzionalità di instant messaging, videoconferenze, posta elettronica e messaggistica vocale, con la possibilità di passare da una modalità di comunicazione all’altra in modo fluido, a garanzia della miglior user experience.
• Capacità di supportare diverse modalità di comunicazione e collaborazione su diversi dispositivi come smartphone, tablet, notebook oppure PC desktop, ovunque ci sia connettività Internet.
• Operatore automatico: il selezionatore automatico dei centralini PBX permette ai chiamanti di attivare con semplici comandi vocali un menu di sistema in cui spostarsi in autonomia, per essere reindirizzati a specifici vari utenti e reparti.
• Gestione delle chiamate in entrata e delle code: questa funzionalità, nota anche come ACD (Automatic Call Distribution) permette di instradare in modo efficace le chiamate in ingresso a specifici destinatari o gruppi, per esempio un call center o l’ufficio vendite. Lo stesso sistema gestisce in modo intelligente le code sulla base di parametri identificati, come l’orario o il numero chiamato.
• Integrazione con il CRM: i centralini PBX più recenti, specie se gestiti in cloud, si integrano con il database clienti e il CRM.
• Comunicazione “social”: il potenziamento della collaborazione vede un ruolo crescente dei social network aziendali come Yammer, per disegnare esperienze di confronto più informali e intime.

Integrando la piattaforma Microsoft con i centralini PBX è possibile intraprendere nuovi percorsi di collaborazione e trasformare completamente il concetto di teamwork. A guadagnare sono dipendenti e manager, che avranno a disposizione tutti gli strumenti per svolgere il proprio lavoro e rimanere in contatto, nell’ufficio fisico come a casa o in viaggio. Ma anche l’azienda, che non solo vedrà aumentare la produttività dei propri collaboratori ma saprà anche attrarre e trattenere i migliori talenti attraverso soluzioni che assicurano il miglior equilibrio tra lavoro e vita privata.

L’impegno di Centro Computer per la unified communication

Centro Computer da anni è in prima linea nel sostenere i percorsi di smart working delle aziende. Gold Partner Microsoft, ha maturato una forte expertise sulle soluzioni Microsoft 365 in ambiente Azure, con un focus particolare sul modern workplace e la unified communication che oggi trovano in Teams l’hub d’elezione. Una conoscenza della tecnologia e delle applicazioni che va ben oltre quelle di un tradizionale system integrator e che rappresenta un valore aggiunto importante per il cliente. “Noi stessi – ci spiega Roberto Vicenzi, VP di Centro Computer – siamo una realtà che lavora al 100% con la unified communication da 10 anni. In azienda tutti usiamo Teams e nei nostri uffici i telefoni tradizionali e VoIP sono stati eliminati per utilizzare solo dispositivi audio innovativi bluetooth che lasciano al dipendente la libertà di muoversi nell’ufficio con le mani sempre libere. Abbiamo fatto costanti investimenti nel corso degli anni, seguendo passo a passo gli sviluppi della tecnologia. Oggi siamo abituati a usare i sistemi di audio e videoconferenza ma noi li installavamo e li usavamo al nostro interno già all’inizio degli anni Duemila, con le linee ISDN, quando parlare di queste tecnologie era quasi fantascienza”. Microsoft con Teams ha definito un nuovo standard di produttività per i gruppi di lavoro che travalica la dimensione dell’ufficio. “La unified communication – conclude Vicenzi – è sempre più trasversale e pervasiva. L’uso di smartphone industriali, tablet e altri dispositivi rugged, in abbinamento ad accessori audio di qualità, permette di estendere i benefici di una collaborazione ricca non solo ai dipendenti che operano in smart working ma anche ai tecnici che lavorano “sul campo”. Nei magazzini, per esempio, nelle fabbriche o nei cantieri, garantendo una qualità di comunicazione impeccabile anche negli ambienti più rumorosi”.